Denetim ve Bildirim

İşletmelerde, oluşturulan kartların (Stok kartı, müşteri kart, satıcı kartı vb.) veya yapılan işlemlerin belli bir prosedür altında ilerlemesi, daha önce belirlenen kuralların yaygınlaştırılıp kullanılması, departmanlar arası bilgi aktarımının eksiksiz olması, kurumsal kültüre olumlu etkisi kadar, pratik alışkanlıkların düzenlenmesine, dataların istenmeden çoklanmasını engellemeye, şirket içi terminolojinin ortaklaşmasına ve şirketin organik bir yapı gibi departmanlar arası iletişimin üst düzeye çıkmasını sağlar. 

Bu yüzden akıllı kodlar, zorunlu alanlar, mail veya bildirim yolu ile kullanıcıların sistem tarafından bilgilendirilmesi gibi işlemler ERP’den beklenen niteliklerdir. Bu nitelikler şirketten şirkete farklılaştığı için, çoğu ERP programı, müşteri bazlı geliştirme yöntemiyle ilerlemektedir. Bu da zaman ve maliyet açısından iki taraflı bir verimsizliğe sebep olmaktadır.  

B2F’in geliştirdiği Business Central Denetim ve Bildirim Modülü ve Dynamics NAV Denetim ve Bildirim Modülü ile işlerinizi kolaylaştırın. 

B2F olarak tecrübelerimizden edindiğimiz fikirler ile Business Central zorunlu alan yönetimi ve Business Central gelişmiş bildirim yönetimi adı altında modüler yapısı olan 2 ayrı geliştirmemiz bulunmaktadır.

ERP kullanan şirketlerin en büyük sıkıntılardan biri aynı cariye veya aynı stoğa ait birden fazla kart açılması veya açılan kartların, siparişlerin, girilen işlemlerin raporlama için önemli olan bazı alanları boş bırakılmasıdır. Yanlış veya eksik açılan kartlar, yanlış veya eksik bilgi girişiyle yapılan işlemler genellikle rapor yanlış oluştuktan sonra fark ediliyor ve aksiyon almak için çok geç kalınmış oluyor. Bazen yasal bazense sektöre veya şirkete özel girilmesi gereken alanların parametrik şekilde bazen düz yazı olarak bazen de listeden seçilme yoluyla girilmesi için genelde spesifik geliştirme talebinde bulunuluyor. Daha önce bahsedildiği üzere bu gibi geliştirme istekleri bir zaman sonra maliyet ve zaman açısından olumsuz bir sürece doğru ilerliyor.

Zorunlu Alanlar Yönetimi

B2F olarak parametrik ve modüler yapı olarak geliştirdiğimiz zorunlu alanlar yönetimi, işletmelerin kendi iş yapış biçimlerine göre bu süreci daha kolay daha maliyetsiz yönetmesini sağlar, raporların doğru üretilmesini, kullanıcıların verileri eksiksiz girmesini, kurum içi önemli verilerin çalışanlar tarafından neler olduğunun anlaşılmasını, bir süre sonra bu gibi prosedürler kurumsal hafızaya işlenmesini sağlar ki kurum kültürüne en büyük faydalardan biridir.

Zorunlu alan tanıtımları sistemdeki tüm kartlar, satış/satın alma/servis belgeleri ve tüm günlükler için yapılabilmektedir.

  • Zorunluluk tanıtımı, alanın zorunlu olması veya belli bir seçim listesinden biri olması şeklinde tanımlanabilmektedir.
  • Örnek: Vergi numarası olmadan açılan müşteri kartı kullanılamasın.
  • Zorunluluk tanıtımlarının, belli kayıtlar üzerinde etkili olması içi filtre tanıtılabilmektedir.
  • Örnek: Üretim ilkeleri dolu olmadan mamul kartları kullanılamasın, hammaddeler veya ticari mallarda bu zorunluluk olmasın.
  • Kartların zorunluluklarının kaldırılması Bloke alanına uygulanır. Belgelerde ise, Serbest Bırakma ve Deftere Nakil sürecinde aktif olabilmektedir. Günlüklerde ise Deftere Nakil sürecinde aktif olmaktadır.
  • Örnek: Satış siparişinde müşterinin beklediği tarih boş ise, bu siparişle ilgili işlem yaptırma, bu alan zorunlu olsun.
  • Sadece belge veya kart bazlı değil, muhasebe günlüğünden atılan kayıtlar ve işlemler için de geçerlidir.
  • Örnek: Yevmiye günlüğünden işlem yaparken, açıklama bölümü boş geçilemesin.
  • Bazı işlemler sektör bazlı öneme sahip olabilir, örneğin son kullanma tarihi önemli olan bir sektörde veya işletmede, lot veya seri numarasının içerisine son kullanım veya üretim tarihi gibi alanları zorunlu kılmak mümkündür.

Gelişmiş Bildirim Yönetimi

İşletmeler organik bir yapı gibi hem şirket içi bilgi akışı hem de şirket dışı bilgi aktarımı gibi konularda etkin olmaya çalışan bu şekilde daha sağlıklı süreçlere sahip olmayı amaçlayan kurumlardır.  Satış destek tarafından açılan bir siparişin satış temsilcisine bilgi verilmesi, yapılan bir ödemenin birim yöneticisine haber vermesi, hazır olan bir siparişin irsaliyesinin kesilip gönderilmesi için depo görevlisine ulaşması, yöneticilerin periyodik zamanlarda baktığı raporların, ilgili zaman diliminde, ilgili kişiye ulaştırılması, ürününüzün yola çıktığı zaman müşterinin bilgilendirilmesi. Aslında bu gibi bildirimlerin yapılmasının gerekliliği kadar, bu bildirimi yapacak kişilerin, bu tür işleri yaparken zamanının ne kadar aldığı çok önemli bir durum haline geliyor. Bu bildirimler yapılmadığı zaman ise işlem yapılmasını bekleyen hazır siparişler, rapor hazırlanmasını bekleyen yöneticiler, kişiye bağımlı bir kurumsal kültür oluşuyor. 

Bunu engellemenin en iyi yolu, zaten sisteme girilen verilerin belli parametrelere istinaden otomatik olarak mail yoluyla bildirim yapmasıdır. B2F olarak yaptığımız Gelişmiş Bildirim Yönetimi tam da bu ihtiyacı karşılamaktadır.

→ Sistem üzerinden tanımlı kurallar koyarak, e-posta yoluyla excel, word veya pdf formatlarıyla bildirimler gönderilmesi

→ Sistem üzerinde bulunan alanlardan filtre kullanılarak gönderim işleminin yapılması

→ Ör: Madde Listesinden envanteri sıfırdan büyük olan stokları veya bakiyesi sıfırdan büyük olan müşterilerin listesini mail olarak gönderilebilmesi

→ Mail yoluyla gönderilecek olan bildirim içeriğinin kolaylıkla yönetilmesi

→ Dilediğiniz bir belgenin PDF olarak belirlediğiniz konuma indirilmesi

→ ÖR: Herhangi bir irsaliye kesildiğinde, müşterinize/bağlı siparişin satış temsilcisine/şirket için sabit e-posta adreslerine e-posta gönderilmesi.

→ Bir belge onaylandığı zaman onaya gönderenin mail yoluyla bilgilendirilmesi

→ Herhangi bir belgede veya kartta yapılan değişikliklerin belirlenen kişilere neyin değiştiğiyle ilgili bilgi mailinin gönderilmesi

E-Arşivlerin ilgili müşteriye otomatik olarak fatura PDF’ini gönderebilme

→ Uyarı mektubu oluşturup sistemden periyodik olarak müşteriye mail yolu ile gönderilebilme

→ Oluşturmuş olduğunuz bildirim şablonların çalışıp çalışmadığını kontrol edebilir

→ Günlük alınan raporların, sisteme giriş yapmadan sistemin belirlediğiniz kriterlerde belirlenen saatlerde çalıştırılması ve belirlenen kişilere e-posta gönderilmesi

→ ÖR: Belirlenen gün ve saatte, satış temsilcilerine kendilerine ait müşterilerin bakiye listesi raporunun hazırlanıp ilgili satış temsilcisine e-posta gönderilmesi

 → Sistemde oluşan bir işlem anında bildirim e-postalarının oluşturulması

→ ÖR: Herhangi bir gelen e-fatura oluştuğunda, gelen e-faturanın nevine göre farklı ilgili kişilere e-fatura içeriğinin e-posta olarak gönderilmesi gibi

Blog Yazılarımız

Merak ettiğiniz diğer içeriklerimiz için blog yazılarımıza göz atın.

ERP Projelerinde Kritik Başarı Faktörleri

ERP sistemleri de karmaşık yapısı, uzun süreci, büyüklüğü ile kritik başarı faktörleri tespit edilip, buna...
Devamını Okuyun

ERP Sistemi Bir Verimlilik Aracı Mıdır?

ERP sisteminin önemli bir verimlilik aracı olduğunu söyleyebilmek için, iyi konumlandırılmış ve şirket operasyonları ile...
Devamını Okuyun

E-Defter Nedir?

E-Defteri en kısa şekilde açıklamak gerekirse, defter-i kebirin (büyük defter) ve yevmiye defterinin elektronik ortamda...
Devamını Okuyun
1 2 3 7

İletişime Geçin

Detayları, bir toplantı planlayarak, konuşabiliriz.