Depo, fiziki olarak hacmi ve kütlesi olan, satın alma, satış, üretim gibi alanlarda kullanılan stokların çeşitli koşullarda muhafazasını sağlayan özel alanlardır. Üretim firmaları, al-sat yapan şirketler, ithalat ve ihracat yapan işletmeler, toptancı ve nakliyeciler gibi farklı sektörler tarafından kullanılan depolar, bazen tek bir alan-yapı içerisinde, bazen farklı alanlarda bulunabilirler. Bazı işletmeler ise depo yönetimini 3. Parti bir şirkete ücret karşılığında yaptırabilirler(3PL) Depolar ayrıca geçici olarak yükleme ve boşaltma alanları kullanılabildiği gibi, bu tür işlemlerin yapılabilmesi için hem yazılım-donanım (WMS) hem de forklift, vinç ve palet gibi araçlara ihtiyaç duyabilir.
Envanter ihtiyaçlarının doğru zamanda, doğru bilgiyle yönetilmesini için yapılan tüm çalışmalara depo yönetimi denilmektedir. Depo yönetiminin sağlıklı olması için operasyonel ve yazılımsal olarak süreçlerin hatasız bir biçimde gerçekleşmesi gerekmektedir.
Teslim Alma: Depo alanına gelen ürünleri, önceden tanımlanan bilgiler ışığında (irsaliye, transfer emri, satın alma siparişi) doğru zamanda doğru ürünü doğru miktarda alma işlemidir.
Transfer: Teslim alınan ürünlerin, önceden tanımlanmış parametrelere göre doğru depo alanlarına taşıma işlemidir.
Toplama/Sevkiyat: Satış siparişlerindeki bilgiler ışığında, sevkiyat alanında bulunan ürünlerin toplama işlemidir.
Sektörlere, bölgelere, yapılan işin özelliklerine göre farklı depo yönetim süreçleri olsa da, genel itibariyle tüm depolarda takip edilmesi gereken seviyeler, kurallar ve yöntemler mevcuttur
Stok Seviyesi:
Stok içeren işletmelerde genellikle maliyeti oluşturan önemli parametrelerden biri stok maliyetidir. Dolayısıyla depo içerisinde bulunan hammaddelerin, yarı mamul ve mamullerin, ticari malların, sabit kıymet veya yardımcı malzemelerin adetleri veya kapladıkları alanları sistematik bir biçimde incelenmeli, stok hareket hızına göre minimum-maksimum veya emniyet stoku seviyeleri belirlenmelidir. Bu gibi seviyeler Business Central gibi depo süreçlerini uçtan uca yöneten programlara tanımlandığı vakit, sistem ihtiyaç planlama çalıştırarak depo çalışanlarını yönlendirebilir. Bu şekilde sadece olması gereken ürünlerin depoda olup, istenilen seviyede tutulması hem müşteri termini açısından avantaj sağladığı gibi, stok maliyetlerini de düşürecektir.
Forecast: İşletmelerin özelliklerine göre satış-satın alma veya üretim hızları dönemsel olarak değişebilmektedir. Örnek vermek gerekirse yaz aylarında dondurma çok satıldığı için, ilgili ürünün yazın stoklarda olması gerektiğini tahmin etmek zor değil. Bu gibi mevsimsellik, dönemsel değişiklik gibi depo doluluğunu etkileyecek parametleri önceden tanımlayarak ve ön görüde bulunarak daha sağlıklı depo yönetimi yapılmalıdır. Business Central gibi üretim-satış-satın alma tahminlerini girip, ona göre sistemin önerilerde bulunmasını sağlamak çok önemlidir.
Fiziki Depo Düzeni: İşletmenin çalıştığı iş koluna bağlı olarak depoların fiziki durumları zaman ve iş gücü yönetimi açısından elzemdir. Üretim yapan bir şirketin hammadde deposu ve üretim alanı arasında bulunan mesafe, yarı mamullerin veya yardımcı malzemelerin bulunduğu alan, üretim tarihini etkileyebileceği gibi gereksiz iş gücü kullanımını oranını da etkileyecektir.
Ayrıca fiziki depo düzenlemesi sadece mali açıdan değil, iş sağlığı açısından da önemlidir. Yanıcı ve yakıcı maddelerin aynı depoda bulunmaması, sıcaklık, nem gibi parametreler depo düzeni için ilk üzerinde durulması gereken konulardır
Stok Kayıtları: Daha önce verilmiş ürün koduna göre depoya gelen ürünlerin işlemlerini sistemsel olarak kayıt altına almak, gerekirse teslim tesellüm belgeleri oluşturmak, bu tür işlemleri fiziki zamana göre anında yapmak, doğru stok miktarını görmek için önemli bir konudur. Seri numarası, lot numarası gibi bilgileri doğru tanımlamak, son kullanım tarihine göre, bulunması gereken rafa göre tasnif edip sisteme aktarmak, tüm stoksal süreçlerin ve seviyelerin her departman tarafından doğru anlık olarak görülmesi açısından önemlidir.
WMS (Depo Yönetim Yazılımları)
Stoklara ait depo işlemleri yapılırken, kurallara uygun şekilde doğru bilgiler girilerek yapılması gerekmektedir. Bu işlemler yazılım desteği olmadan insan gücü ile yapıldığı zaman yanlışlık olması kaçınılmazdır. Bu sebepten dolayı depo ya da ambar yönetimi için çeşitli yazılımlar-sistemler kullanılmaktadır. Bu sistemlerin en çok kullanılanı ise El terminalidir.
El Terminalleri, fiziksel olarak bilgisayar başında olmaya gerek kalmadan gerek barkod okutarak gerekse ürün numarası çağrılarak işlem yapmanıza olanak sağlar. El terminali sayesinde hangi depoda, hangi ürün var, hangi lot veya seri numarasından işlem yapılmalı gibi bilgileri tuttuğu gibi sipariş ayrıntılarını görebilme imkanı da verir. B2F Business Central içerisinde yazdığımız El-Terminali geliştirmesi tüm depo süreçlerinizi yönetebileceğiniz bir yazılımdır.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
