ERP programları kullanmanın asıl amaçlarından biri şirket içi süreçlerin standardize edilmesidir. ERP geçişleri bu süreçlerin baştan kurgulanıp düzenlenmesi için bir fırsat olarak görülür ve şirket kendi süreçleri ERP programlarına uydurmaya çalışırlar. Temel prensip olarak çok doğru olan bu yöntem, ERP programının yeteneklerine, sektör gereksinimlerine veya şirket ihtiyaçlarına göre değişebilir.
ERP programları temelde tecrübe edilmiş süreçlerin süzgeçten geçirilip modülleştirilen yazılım bütünüdür. Bu yazılım bütünü tüm sektörler ve tüm şirketler için birebir uymaması şaşırtıcı olmaz. Dolayısıyla gerek değişen yasal gereklilikler, gerek sektör ve şirket ihtiyaçlarına göre ek uyarlamalar yapılması gerekmektedir.
Örnek vermek gerekirse, daha önce olmayan e-irsaliye gibi zorunluluklar, değişen mükellef limitleri, şirketlerin takip etmek istedikleri sektörlerine özel çözümler (Filo yönetimi, Dış Ticaret, E-Ticaret) küçük modüler bazda geliştirmeler vb. Aslında temel olarak bu tür ek uyarlamaları 3 gruba ayırabiliriz.
Genelde uluslararası ERP programları katmanlı çalışma yapısına uygun yazılımlardır. En alt katmanda programın çıplak hali, bir üst katmanda lokalizasyon dediğimiz ve her ülkede farklılaşan yasal mevzuatların yazılım paketine dönmüş hali, onun üstünde sektörel bazlı değişebilen ek uyarlama katmanı ve en üst katmanda ise şirket bazında değişen modüler bazda geliştirmeler olmakta. Bu katmanlı yapının sıralaması projenin başarıya ulaşmasında önemli bir etkendir.
Bilindiği üzere her ülkenin veya bölgenin kendi iç yasal mevzuatları ve zorunlulukları bulunmaktadır. Örnek vermek gerekirse tek düzen hesap planı, bazı hesapların alacak veya borç çalışmaması, e-defter, e-fatura, e-irsaliye gibi e-dönüşüm uygulamaları, tevkifat hesaplamaları, ÖTV gibi vergi çeşitler vb. Tüm bu Türkiye’ye özel durumlar, ülkede bulunan hemen hemen tüm şirketler için geçerlidir. Dolayısıyla katmanlı yapıda ERP üzerine gelecek ilk katman olmalıdır. Yeni bir ERP geçişinde bu gibi konular tekrar analiz edilmemeli, uygulama sırasında paket halinde sisteme aktarılmalıdır.
Mevzuat gereği oluşan yeni ihtiyaçlarda ise, iyi bir analiz yapılmalı, yapılan analiz sonucunda geliştirilen ek uyarlama mutlaka parametrik ve her şirket yapısına uygun olmak zorundadır. Yapılan geliştirme sırasında dikkat edilmesi gereken diğer nokta ise ERP programının hangi bölümlere dokunduğunu incelenmeli, problem yaratma riski olan kısımlar detaylı test edilmelidir. Ayrıca yapılan geliştirmelerin diğer geliştirmeleri bozmaması için çeşitli uygulamalar ile kontrolü sağlanmalıdır.
ERP programı kullanan veya kullanmak isteyen şirketlerin temel ERP programı ve üzerine konulan lokalizasyon(yasal mevzuat gereği yapılan geliştirmeler paketi) katmanından sonra en dikkat etmeleri gereken konulardan biri Dikey çözüm uyarlamalarıdır. Bazı ERP programları sektörel bazda geliştirilmiştir. Ancak global ERP programları genelde sektör bazlı olmaz. Uygun altyapının üzerine sektör bazlı ek uyarlamalarla müşteri ihtiyacı karşılanır.
Sektörel bazlı dikey çözümler, lokalizasyon gibi her muhasebecinin veya ERP danışmanının bildiği detayları maalesef içermez. Dolayısıyla ilgili sektörde danışmanın proje deneyimi veya ilgili sektörde birebir çalışmış olması gerekmektedir. Sektöre özel geliştirmeler uzman danışmanlar tarafından kurgusu hazırlanır, aynı sektörde olan birden fazla şirket incelenir, hangi ihtiyacın sektörel, hangi ihtiyacın şirketsel olduğu ayıklanır, hangi modüllere nasıl etki etmesi gerektiği belirlenir ve geliştirme yapılır. Bu geliştirmeler mümkün olduğunca aynı sektörde bulunan tüm şirketlere uygun olması için çalışılır. Burada yazılan kod kalitesi, danışmanın belirlediği ihtiyaçlar, kurulumun parametrik olması önem taşır.
Dikey çözüme sahip ERP programı tercihi, müşteriye daha hızlı implementasyon, uzman danışman ile çalıştığı için kolay analiz imkanı ve sıfırdan yazılmadığı için maliyet açısından avantaj sağlar. Geliştirme ihtiyacı doğar ise hali hazırda bulunan dikey ek uyarlamanın üzerine yazılır.
Örnek vermek gerekirse E-Ticaret üzerinden tüm satışını yapan bir şirketin, ERP seçerken ilk bakması gereken nokta hali hazırda E-ticaret için dikey ek uyarlamaların olup olmadığıdır. Pazaryeri entegrasyonu, ürün-varyant, seri no lot no, depo stok seviyesi, sipariş durumu, fiyat listesi vb entegrasyon konularının ek uyarlamada yer alması, projenin başarıya ulaşma olasılığını direkt olarak olumlu etkileyecektir.
Son katman olarak adlettiğimiz şirket bazında yapılan geliştirmeler, yazılım mimarisinin en üst katmanını oluşturmaktadır. Genelde bu tür geliştirmeler daha basit olmakla birlikte, kurgusu doğru yapılmaz ise baş ağrıtabilir. İlk olarak yapılması gereken, bu ihtiyacın farklı şirketlerde de olabileceği düşünülerek öncelikle yazılım kütüphanesinden bu geliştirmenin farklı şirketlerde yapılıp yapılmadığının kontrolü olmalıdır. Eğer yapılmadıysa, yapılacak olan geliştirmelerin parametrik olup gerektiği anda tüm şirketlere uygulanabilecek şekilde kurgulanmalıdır.
Daha sonra ise yapılan geliştirmenin ERP programının tüm katmanlara etkisi iyi irdelenmelidir. İhtiyaç duyulan geliştirmenin, ERP programındaki hangi bölümlere nasıl veri akacağını, akan verilerin tutarlılığı test aşamasına dikkatlice incelenip sonra sisteme atılması gerekmektedir.
Genel olarak bakıldığında, “Ek Uyarlamalar” projenin gidişatını belirleyen en önemli detaydır. Doğru mimari ile kurgulandığı zaman özel çözümler; müşteri ihtiyacını hızlıca karşılar, son kullanıcı memnuniyetini artırır. Bu memnuniyetin devamlılığı için de yapılan ek uyarlamaların iyi dokümante edilmesi ve yazılım kütüphanesinde detaylı açıklaması bulunmalı.
B2F olarak gerek proje içinde gerekse ek uyarlamalarda Microsoft Sure Step Proje Metodolojisi kullanmaktayız. Bu metodoloji binlerce proje tecrübesinden sonra oluşmuş ve Microsoft ürünlerine özel bir süreçtir.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
