Hesap planımız en basit anlatımıyla işlemlerin muhasebeleştirilmesine öncülük eden bir kayıt sistemimizdir ve hesap kodlarından oluşturulmuştur. Bu hesap kodları muhasebe standartları gereği belirli bir sistem ve düzene göre şekillendirilmiştir ve kendi içlerinde işlevlerine göre 9 gruba ayrılmıştır.
Hesap planı ile ilgili özet bilgimizin ardından Business Central ile nasıl özdeşleştiğinden bahsedelim.
Globalleşen dünya da her kuruluş için finansal bilgilerin belli bir plan dahilinde sürdürülmesi ve takibi önem arz etmektedir. Bu nokta da Dynamics 365 Business Central’ da Hesap planı sayfamız tüm sorularımıza cevap olmaktadır. Dynamics 365 Business Central’ da hesap planı kurum ve kuruluşların genel muhasebe hesaplarının liste olarak gösterimidir. Bu liste sayesinde istenilen veya arzu edilen tüm mali raporlar kendi içlerinde şekillendirilebilir. Hesap planı kartımız; Genel, Deftere nakil, Konsolidasyon, Raporlama ve Maliyet Muhasebesi olmak üzere 5 ana başlıkta toplanır.
Hesaplar önce hesap türlerine göre sınıflandırılmalıdır örnek vermemiz gerekirse; Toplam, Başlık, Deftere nakil, Toplam Başlangıcı vb. Daha sonra hesaplarımız; Gelir ( gelir tablosu- maliyet (gider) hesaplarımız) ve Bilanço (varlık ve borç hesaplarımız) olacak şekilde gruplanır.
Bu sınıflamalarımız sayesinde istenilen ve arzu edilen raporlar daha ayrıştırılmış şekilde sunulabilme kolaylığı sağlanmıştır.
Hesap planı sayfamızda oluşturduğumuz sayfaları Sil butonuyla hareketi yok ise silebiliriz. Düzenleyebiliriz ve notlar ekleyebiliriz.
“İşle” butonumuz ile Hesap planını girintileyebilir, yevmiye defteri oluşturabiliriz.
Örnek olarak ; Bir satış veya bir satın alma oluşturduğumuzda arka planda deftere nakil gruplarımız yardımıyla tanımladığımız hesaplar doğrultusunda yevmiye günlüklerimiz oluşur ve bu ilgili hesaplara bakiye atılır bu bakiyeler yardımıyla istenilen raporlar alınabilir ve güncel durum kontrol edilebilir.
Bir şirket belli bir hesabı analiz etmek istediğinde hesap planında yapılanmaya giderek hesabı birkaç alt hesaba bölebilir. Ancak şirketin analiz ihtiyacı arttıkça bunun gibi yapılandırmaların artması gerekmektedir ve durumda çoğu zaman karmaşıklığa sebep olmaktadır. Microsoft Dynamics 365 Business Central’da bulunan “Boyut” yapısı sayesinde bu karmaşıklıktan kaçınılmış ve hesap planının sade kalması amaçlanmıştır.
Şirketler, satış ve satın alma süreçlerini birden çok kategoride ayırarak rapor almak ve analiz etmek isterler bu noktada boyut kavramımız devreye girmektedir. Örneğin ; satış temsilcisi bazında satış karlılıkları raporlanmak istenildiğinde satış temsilcisi boyutu açılarak satış kayıtlarında bu boyut seçilerek istenilen rapora rahatça ulaşılabilmektedir.
Boyutlar ve boyut değerleri kullanıcı tanımlı olup sınırsız sayıda açılabilmektedir. Bu özelliği sayesinde boyut kullanımı her şirket için özelleşebilmektedir.
Global boyut olarak tanımladığımız boyutlar, Business Central’da her ekranda alan olarak gözükmektedir. Her ekranda filtrelenebilmektedir. Genellikle en çok kullanılan ve en önemli boyutlar global boyut olarak ayarlanmaktadır. Global boyut olarak iki boyut ayarlanabilir.
Global boyut değiştirme işlemi; tüm yapılan işlemlere istinaden güncelleştirme yapacağı için veri yoğunluğu fazla olan şirketlerde oldukça zaman almaktadır. Bu işlev gerçekleşirken sistemde kimsenin çalışmıyor olmasına dikkat etmeliyiz. “Genel Muhasebe Kurulumu” ekranında; şeritte bulunan “Global Boyutları Değiştir” işlevine tıklanır.
Açılan global boyutları değiştir ekranında seçenekler sekmesinde Global Boyut 1 Kodu ve Global Boyut 2 Kodu alanına global boyut olması istenen boyut kodları yazılır. Daha sonra “Ardışık” butonunda bulunan “Başla” ile değiştirme işlemi başlamış olur.
Genel Muhasebe Kurulumu ekranında boyutlar sekmesinde tanımlanmaktadır. Toplamda 8 adet kısayol boyut bulunmaktadır.
Kısayol Boyutların aksine Global Boyutlar her ekranda her raporda filtrelenebilmekte, ekranlarda sütun olarak gözükebilmektedir. Dynamics 365 Business Central’ da sınırsız boyut tanımlaması yapılabilmektedir.
Hesap planımız da da hesaplara tekli ya da çoklu olmak üzere boyut verilebilir.
Boyutlar – Tek: Tek satır seçiliyken bu alana tıklanarak açılan varsayılan boyutlar ekranında boyut tanımlaması yapılabilir.
Boyutlar – Çoklu: Birden fazla satır seçiliyken bu işleve tıklanarak açılan varsayılan boyutlar ekranında çoklu boyut tanımlaması yapılabilir.
Bu verilen boyutlarımız sayesinde ilgili hesap işlem gördüğünde seçtiğimiz değer deftere nakil seçimimiz doğrultusunda işlem sırasında bizi yönlendirici açıklamalar ile karşımıza gelecektir.
Daha sonrasında yaptığımız boyutlu işlemlerin raporlarını “Boyutlara göre Analiz” ekranında arzuya göre şekillendirebilir ve matris çekebiliriz.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
