Giderek dijitalleşen finans dünyasında elektronik işlemler ön planda yer almaya başladı. E-Ticaret, B2B, B2C işlemler gibi yasal yükümlülükler ile zorunlu hale gelen E-Dönüşümler ortaya çıktı. Özellikle Türkiye E-Devlet ve GIB gibi yapılarını dijitalizasyonu konusunda diğer ülkelerin önüne geçmiş bulunmaktadır. E-Fatura, E-İrsaliye, E-Arşiv Fatura ve E-Defter gibi uygulamalar giderek tüm şirketler için zorunlu hale gelmektedir.
Bu dönüşümler içerisinde en önemlisi E-Defterdir. E-Defteri en kısa şekilde açıklamak gerekirse, defter-i kebirin (büyük defter) ve yevmiye defterinin elektronik ortamda GIB’e iletilmesidir.
GIB tarafından belirlenen E-Defter ile ilgili tanımlar aşağıdaki gibidir.
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir.
Mevcut durumda 2021 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmalar 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2023 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyor.
Hayır. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır.
Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.
Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.
e-Defter için, sadece elektronik ortamda başvuru yapılabilmektedir. Tüzel kişi olan mükellefler www.edefter.gov.tr/ adresindeki başvuru formunu doldurarak, mali mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir.
Gerçek kişi olan mükellefler ise www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formunu doldurarak, kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır.)
GIB tarafından açıklanan bu terimlerden sonra E-Defter iş akışından bahsetmek gerekirse
Bu E-defter iş akışında herhangi bir adım atlanırsa veya hata çıkarsa E-Defterinizi oluşturamazsınız. Ayrıca E-Defterler ilgili en fazla 3 ay geriden yüklenebilir. Yani 4 ay öncesinin defterini sisteme yükleyemezsiniz. Ek olarak aylık olarak yüklediğiniz E-defterin içeriği sadece o aya ait işlemlere ait olmalıdır. Geçmişe yönelik bir düzeltme sistem içerisinden yapılamadığı gibi, GİB’e bildirim yapma zorunluluğunuz bulunmaktadır.
Bilindiği gibi yevmiye defterinden veya ön muhasebeden atılan kayıtlar, ERP sistemlerinin içerisindeki belli tabloları doldurmaktadır. Bu tablolar E-Defterin talep ettiği verileri içermek zorundadır. Bunlardan bazılar belge türü, harici belge no, ödeme türü, belge tarihi ve belge numarası ve yevmiye numarasıdır. Dolayısıyla E-Defter modül bazında ERP sistemlerinin içerisinde olmalı, E-defter oluşturmadan önce bu gibi zorunlulukları kullanıcıya girdirmelidir. Örnek vermek gerekirse harici belge no olmayan bir fiş girişine sistem izin vermemeli, yapılan ödemelerin ödeme türünü belirtmeden kayıt attırmamalıdır. Buna uygun olmayan ERP programlarına destek veren iş ortakları hemen her ay sonunda E-Defter için yoğun mesai harcamak durumunda kalmaktadır. Tüm ayın verilerini güncellemek, eksik alanları tanımlamak topluca yapılmaya çalışılmakta bu da yanlış bilgilerle E-Defterin oluşmasına sebep olmaktadır. Doğru e-defteri oluşturmak içinse tüm kayıtlar taranmalı ve eksiklikler doğru bilgilerle tanımlanmalıdır. Bu işlem çok stresli ve insan hatasına açık bir durumdur. Dolayısıyla kullanacağınız ERP sistemi kadar, ERP sistemi içerisinde partnerliklerin oluşturduğu E-Defter modüllerinin de doğru kurgulanması gerekmektedir.
Business Central, Navision içerisinde oluşturduğumuz E-Defter modülü, siz daha kayıt atarken girilmesi gereken bilgileri zorunlu kılar, şematron kontrolünü doğru yapar ve ay sonları e-defter verme stresi yaşamazsınız.
Siz de Microsoft ERP sisteminize entegre çalışabilen bir e-defter çözümü arayışındaysanız, bizimle iletişime geçebilirsiniz.
