ERP (Enterprise Resource Planning) herkesin bildiği anlamıyla Kurumsal Kaynak Planlaması’dır. Kıt olan kaynakların dağıtımını ve organizasyon içerisindeki yapılanmalarını, performanslarını optimize etmek için ortaya çıkmış bir şirket yönetim metodolojisidir. Bu metodolojiyi uygulamanın en önemli aracı da ERP programlarıdır.
ERP programlarının implementasyonları genelde zor, başarısızlık ihtimali yüksek ve maliyetli bir işlem olarak düşünülür. Bu algının en temel sebebi, çoğu proje yönetimlerinin doğru yapılamamasıdır.
Peki, doğru proje yönetimi nasıl yapılır, nasıl başarıya ulaşılır? Bu sorunun tek bir cevabı olmadığı gibi, proje içeriğine, amacına göre değişkenlik gösterir.
Genelde ERP proje yönetimi için 2 metodoloji uygulanmaktadır.
ERP projelerinde “özellikle ülkemizde” en çok kullanılan yöntemdir. Bu yöntem projeyi belli aşamalara bölerek ve her aşamasında müşteri ile iletişime geçerek tamamlanan, gerekirse tamamlanan adıma geri dönerek değişiklikler yapılmasına imkan verebilir.
Proje aşamaları baştan detaylıca kurgulanan ve bir adım geçtikten sonra bir daha önceki adımlara dönülmeyen, sadece bir sonraki adıma odaklanan bir proje yönetim şeklidir. ERP projelerinde çok fazla tercih edilmese de bazı projeler için uygun gözükmektedir.
İki proje yöntemini karşılaştırdığımız zaman aralarındaki en büyük fark, proje adımlarının planlanması ve uygulanmasıdır. Waterfall proje yönetiminde geçilen proje adımına bir daha geri dönülmediğinden, eksik analiz yapıldığında veya girift iş akışları olan firmalarda zorluklar yaşanmaktadır. Dolayısıyla departmanlar arası ilişkinin veya proje adımları arasındaki ilişkinin zayıf olduğu ERP projelerinde daha uygundur. Agile proje yönetimi ise departmanlar veya proje adımlarının birbiri içinde çok ilişkisi varsa kullanılır. Projeyi küçük adımlara böler ve proje ihtiyaçlarına odaklanır.
Örnek vermek gerekirse;
Agile proje metodolojisi uygulanan bir ERP geçiş projesinde adımlar şu şekilde olur;
1- Süreç Analizi (Finans/Muhasebe-Satış) 1 Ocak
1.1-Geliştirme ihtiyaçlarını ortaya çıkarma (Finans/Muhasebe-Satış)
1.2-Geliştirmelerinin tamamlanması (Finans/Muhasebe-Satış)
1.3 Geliştirme testleri (Finans/Muhasebe-Satış)
1.4 Geliştirmelerini canlıya alma (Finans/Muhasebe-Satış) – 1 Mart
Agile proje yönetimindeki adımlar, parçalara bölünür, analizler ve geliştirmeler eş zamanlı ilerlediğinden dolayı, departmanlar arasındaki birbirini etkileyen ihtiyaçlar daha kolay anlaşılır ve daha kolay ihtiyaçlar karşılanır. Bu proje yönteminde deadline’ların sarkma ihtimali çok yüksektir, dolayısıyla maliyet açısından Waterfall yöntemine göre dezavantajlıdır.
Waterfall proje metodolojisi uygulanan bir ERP geçiş projesinde adımlar şu şekilde olur;
1- Finans/Muhasebe Analizi 1 Ocak-1 Şubat
1.1-Finans/Muhasebe geliştirme ihtiyaçlarını ortaya çıkarma
1.2-Finans/Muhasebe geliştirmelerinin tamamlanması
1.3 Finans/Muhasebe geliştirme testleri
1.4 Finans/Muhasebe geliştirmelerini canlıya alma
2-Satış Süreçleri analizi 1 Şubat-1 Mart
2.1-Satış Süreçleri Geliştirme ihtiyaçlarını ortaya çıkarma
2.2- Satış Süreçleri geliştirmelerinin tamamlanması
2.3 Satış Süreçleri geliştirme testleri
2.4 Satış Süreçleri geliştirmelerini canlıya alma
Satış Süreçleri aşamasında muhasebe veya finansı etkileyen bir ihtiyaç ortaya çıkarsa, bu proje yönteminde geriye dönüş neredeyse imkansızdır. 1 Şubat tarihi itibariyle muhasebe-finans ile ilgili tüm kurgular yapılmış, ihtiyaçlara istinaden geliştirmeler yapılmıştır. Sonradan bir ihtiyaç çıkar ise tüm proje adımının baştan yapılması gerekmektedir.
Her ne kadar proje yönetimleri önemli olsa da, insan faktörü, ayrılan zaman, danışman kalitesi, süreçlerin danışmanlara doğru bilgiyi aktarabilmesi, doğru ihtiyacı belirleyebilme, proje amacına yönelik adımlar atma, şirket içinde projenin sahiplenmesi, yönetim kadrolarının projenin arkasında durması çok önemli unsurlardır. Bu unsurlar olmadan hangi proje yönetimi uygulanırsa uygulansın, projenin sağlıklı yürümesi ve sonlandırılması zor olacaktır.
Proje adımlarını biraz detaylandırmak gerekirse, analiz-fit/gap (geliştirme ihtiyaçlarını ortaya çıkarma), geliştirme tamamlanması, geliştirme testleri ve canlıya alma safhaları vardır.
Analiz aşaması proje metodolojisi ayırt etmeksizin en önemli proje adımıdır. Dolayısıyla en uzun sürmesi beklenen ve en çok konuşulan adımdır. Süreçlerini standardize etmiş olan, görev tanımları oturmuş olan şirketler genelde şirket süreçlerini proje danışmanına daha rahat aktarmaktadır. Dolayısıyla bir ERP projesi yapmadan önce süreç danışmanlarının veya şirket içi ilgililerin bu konuda bir ön çalışma yapması çok mühimdir. Genelde proje yönetirken karşılaştığımız durumlar, bir sürecin farklı kişiler tarafından farklı anlatılması, hangi yöntemin doğru olduğunun tartışılması, bu analiz safhasının uzamasına ek olarak da maliyetin artmasına sebep olmaktadır. Önceden kararlaştırılmış bir sürecin danışmana anlatılması ile analiz sırasında bu süreçlerin tartışılıp karar alınması arasında dramatik farklar bulunmaktadır. Basit bir örnek vermek gerekirse, Satış faturasının hangi aşamada kimin kesmesi gerektiğinin kararına varılması. Satış Temsilcisi mi, Depo görevlisi mi, muhasebe mi? Bu kararlar analiz aşamasında alınmak durumunda kalınırsa, insan faktörü ve egosu çok ön plana çıkmaktadır. Önerisi kabul olmayan taraf projeye karşı küskünlük yaşayabilir veya kısıtlı zamanda alınan bu karar şirket süreçlerine uygun olmayabilir. Bunu yönetmenin en doğru yolu, önceden bu süreçlerin oluşturulmasıdır. B2F olarak proje öncesinde verdiğimiz süreç danışmanlığı gibi hizmetler, proje aşamasında çok yararlı olmaktadır.
Analizden sonra şirket ihtiyaçlarının kullanılacak olan programa nasıl implement edileceği aşamasıdır. Hangi ihtiyaçlar için geliştirme yapılması gerektiği, hangi ihtiyaçların parametreler ile sistemde geliştirme yapılmadan kullanılacağı danışmanın kalitesine direkt bağlı olan unsurlardır. Proje danışmanının program fonksiyonalitesine hakim olmaması durumunda, gereksiz geliştirme ve maliyet ortaya çıkacaktır. Ayrıca ihtiyaçların gruplanması, birbiriyle olan ilişkisi iyi analiz edilmeli ve yapılan bir geliştirme diğer geliştirmeyi bozmamalıdır.
İlgili danışman, ihtiyaç duyulan geliştirmeleri yazılımcıya yaptığı dizaynı ile teslim ettikten sonra, ilgili dizaynı dokümante etmelidir. Yazılımcı ise bu aşamada iş ihtiyaçlarını önceleyecek şekilde geliştirme yapmalıdır. Bu önemli bir aşamadır çünkü, iş ihtiyaçları yerine kodlamayı öncelemek, gerek eğitim gerekse kullanıcı deneyimi sırasında zorluk çıkartabilir.
Önce ilgili proje danışmanı tarafından yapılan sonrasında ise kullanıcı testine sunulan bu aşama, canlıya geçmeden önceki adım olduğu için tüm test senaryoları önceden kurgulanmalı, kurgulanan bu testler hem danışman hem de kullanıcı tarafından test edilmeli, onaylanmadan önce canlıya taşınmamalıdır.
Test edilen geliştirmeler onaylandıktan sonra canlıya alınır. Bu aşamada proje danışmanı tarafından monitoring dediğimiz izleme adımı başlar. Canlı kullanımda ön görülmeyen hatalar veya ihtiyaçlar ortaya çıkarsa, anında müdahale edilmeli, palyatif çözümler yerine, ilerleyen aşamaları düşünüp problem çözümüne parametrik olarak yaklaşılmadır.
Bunlara ek olarak Proje ekibinin olması gerekmektedir. Proje ekibi hem danışmanlık şirketi hem de müşteri tarafından kişiler olmalıdır ve temel görevleri aşağıdaki gibidir.
B2F olarak bitirdiğimiz 100’den fazla proje ışığında takip ettiğimiz proje metodolojisi Microsoft’un 300.000 Business Central projesinden elde ettiği feedbacklerle ortaya çıkan Microsoft Sure Step proje metodolojisidir. Sure-Step Metodolojisi, Microsoft Dynamics çözümlerini uygulamak için gerekli en iyi uygulama süreçlerini özetleyen kapsamlı bir müşteri katılımı metodolojisidir. Dynamics çözümlerini uygulamak için gerekli standartlaştırılmış süreçleri ve disiplinleri tanımlayan uçtan uca bir müşteri yaşam döngüsüdür.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.