ERP sözlük anlamına baktığımızda “Enterprise Resource Planning” kelimelerinin kısaltmasıdır. Türkçesi ise “Kurumsal Kaynak Planlaması” şekilde çevrilmektedir. Bir kurumun tüm kaynaklarının planlandığı (ürün, makine, iş gücü, enerji vs.) bu kaynakların oluşturduğu süreçlerin optimize edildiği bir yönetim sistemidir. Bu yönetim sistemine sahip olmanızı sağlayan araç da ERP programlarıdır. Satıştan satın almaya, üretimden insan kaynaklarına, proje yönetiminden satış öncesi ve satış sonrası işlemlere uzanan bir yazılımdır. Birçok kurum muhasebe ve finans süreçlerini yönetmek için bazı programlar kullansa da operasyon veya şirket içi süreçleri içermediği için sadece yasal zorunluluklar için kullanmaktadır. Dolayısıyla şirket içindeki operasyonlar ile finans-muhasebe arasında kopukluklar meydana gelir. Bundan kaçınmak için operasyonda kullanılan programlar ile muhasebe-finans programları arasında entegrasyon yapılmaya çalışılır. Ancak bu yöntemler palyatif ve geçici yöntemler olup, gelecek ihtiyaçların karşılanmasına hizmet etmez. Ayrıca şirket ihtiyaçlarının gelişmesine bağlı olarak iş süreçlerine ayak uyduramaz.
Tüm iş süreçlerinizi uçtan uca tanımlayıp verilerinizi girebileceğiniz bir yazılıma sahip olmak, geleceği yönlendirme açısından doğru bir strateji olur.
Eskiden ERP sistemleri birbirinden bağımsız çalışan, diğer sistemlerle veri alışverişinde bulunmayan geliştirmesi zor yazılımlardı. Dolayısıyla üretim için ayrı, muhasebe-finans için ayrı, satış için ayrı programlar kullanılmaktaydı. Bu da hem maliyet hem veri bütünlüğünü koruma konusunda dezavantaj sağlamaktaydı. Artık ERP sistemleri, uçtan uca tüm operasyonları tek bir programda toplayan, yapılan bir işlemin, diğer departmanları veya bölümleri tetikleyen, veri akışının düzgün olduğu sistemler haline gelmiştir. Ek olarak bu sistemler üçüncü parti programlara kolay entegre olabilen, süreçlerinizi geliştirebileceğiniz bir ortama sahip olmanızı sağlar (B2B veya B2C işlemlerle entegrasyonlar vs.).
Ek olarak doğru bir ERP programı, kolay erişim ve kullanım seçeneklerine, güvenlik ve gizlilik bakımdan güvenilir altyapıya, yüksek fonsiyonaliteye ve kolay geliştirme imkanına sahip olmalıdır. ERP yatırımları sık sık yapılmadığı için kurumun gelecekteki ihtiyaçlarının ne kadarına cevap verebildiği, destek tarafında bol seçeneklerin olduğu bir ERP programı düşünülmelidir.
Tüm sektörel veya şirketsel bazda farklılıkları geliştirme yapmadan kullanabileceğiniz bir ERP programı olmasa da bu ihtiyaçların karşılanma noktasında teknolojinin de yardımıyla ERP sistemleri gittikçe daha iyi hale gelmektedir. Gerek dikey çözümler, gerekse kolay kodlama imkanları ile süreçleri ne kadar değişik olursa olsun tüm şirketlerin ERP kullanması olmazsa olmaz haline gelmiştir. ERP programları kurum süreçlerini optimize etmeniz için size yardım edeceği üç kolaylığı aşağıda görebilirsiniz.
ERP, kuruluşunuzda birçok temel birime fayda sağlayabilir. Ön ofis ile arka ofis arasındaki engelleri ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir ve çözümünüzü yeni iş önceliklerinize göre uyarlama imkanı sunar. ERP’nin fayda sağlayabileceği temel kurum birimlerinden bazıları şunlardır:
ERP şirketinizdeki hemen her bölüme fayda sağlayacaktır. Eski bir kavram olan front Office-back Office ilişkisini birleşik hale getirip, yapılan her işlemin birbirini tetiklemesini sağlayarak yeni kurguladığınız optimize süreçlerinizi ERP’nize aktarabilirsiniz. Bölüm veya departman açısından bakarsak ERP’lerin sağladığı temel avantajları aşağıdaki gibi görebilirsiniz.
Satış-Satış Öncesi İşlemler
Satış sürecini, müşteriyle tanışma anından başlatıp, satış siparişine oluşturana kadar tüm adımlarınızı tanımlayabilirsiniz. Ayrıca girilen tüm verilerin ek bir işleme ihtiyaç olmadan faturaya kadar yansımasını sağlayabilirsiniz. Örnek vermek gerekirse;
Fuarda tanışılan bir müşteri adayını sisteme cari bilgileri olmadan kaydedebilir, ilgili kişi üzerinden “fırsat” yaratabilir, teklif aşamasına kadar tüm etkinliklerinizi tanımlayıp zorunlu adımlar koyabilirsiniz (müşteriye telefon-müşteri ziyareti-demo yapma vs.). Fırsat üzerinden yarattığınız teklif için özel çıktılar ve görseller tanımlatabilir, sistem içerisinden mail yoluyla gönderimini sağlayabilirsiniz. Teklifle ilgili pazarlık süreçleri olmakta ise, tüm teklif sürümlerini otomatik olarak arşivleyebilirsiniz. Teklif siparişe döndükten sonra faturaya kadar izini takip edebilir, belirleyeceğiniz performans anahtarlarına göre çalışanlarınızı denetleyebilirsiniz.
Finans
Operasyonda yapılan tüm işlemlerin muhasebesel karşılığını anında izleyebilirsiniz. Örnek vermek gerekirse üretime tüketmek üzere alınmış bir hammaddenin muhasebesel karşılığını just in time (anında) görebilir, ona göre aksiyon alabilirsiniz. Nakit akışı fonsiyonu sayesinde ek bir işlem yapmadan sistem içerisindeki sipariş veya fatura vadelerine göre nakit akışınızı oluşturabilir, miktarsal veya tutarsal bütçeler yapabilirsiniz. Ayrıca E-Dönüşüm hizmetleri sayesinde otomatik olarak faturalarınızı GİB’e veya entegratör firmalara gönderebilirsiniz.
İnsan kaynakları
Modern çözümler, şirket verilerini yönetmenin yanı sıra bordro, işe alma ve diğer işler gibi çalışan yönetimi görevlerini verimli hale getirebileceğiniz yöntemler sunar. Ayrıca çalışanları kurumunuzda tutma, işe alma ve destekleme konusunda kurumunuzu geliştirebilir ve çalışan performansını izleyip İK ile ilgili olası sorunları tespit edebilirsiniz.
Üretim
ERP içerisinde kurgulanıp, operatörlerin kolay şekilde işlem yapabilecekleri özel ekranlar tasarlayabildiğiniz gibi, makineler ve ERP arasında veri alışverişini otomatik yapmasını sağlayabilirsiniz. Ek olarak sistem içerisindeki yapay zekayı kullanarak mevsimsel üretim planlarını ERP’nize hesaplatabilir, ihtiyaç planlamanızı otomatize edebilirsiniz.
Tedarik zinciri
Satın alma tekliflerini sisteme girebilir, bu teklifleri karşılaştırabilirsiniz. Ayrıca doğru kurgulanan bir Tedarikçi ekranı ile, satın alma tekliflerinin tedarikçilerinizin girmesini sağlayarak iş gücünden tasarruf edebilirsiniz. Satın alma teklifi-siparişi-irsaliyesi ve faturalarını karşılaştırarak tedarikçilerinizi değerlendirebileceğiniz gibi, çeşitli entegrasyonlarla fiyat listelerini otomatik olarak ERP’nize akmasını sağlayabilirsiniz.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
