Gıda endüstrisi, kalite, sağlık, güvenlik ve taşıma konularının çok önemli olduğu ve teknolojinin imkanlarından yararlanarak bu tür konuların izlenmesi, kontrol edilmesinin rekabet avantajı sağladığı bir endüstridir. Gıda sektörü en temel ihtiyaçlarımız olan beslenme ihtiyacını karşılamakta olduğu için gerek etik gerekse yasal zorunluluklar ortaya çıkmaktadır. Bu zorunlulukları karşılayabilmek, daha hızlı daha takip edilebilir bir sistem yaratmak için de doğru bir ERP seçimi gerekmektedir. Hammadde veya ticari mal alımından, üretime, stok alanından sevkiyata kadar her anının takip edilebilir olması gerekmektedir.
Satış yapılan bir gıdanın son tüketim tarihi, raf ömrü, stoklama yöntemi, stoklama koşulları gibi spesifik bilgiler taşıması gerekmektedir. Örnek vermek gerekirse, markete satılan bir üründe bir sorun çıkıyorsa, ilgili ürünün ne zaman üretildiği, hangi operasyonlardan geçtiği, hangi işçilerin veya makinelerin çalıştığı, içerdiği bileşenlerin ne zaman hangi tedarikçiden alındığı, stokta hangi koşullarda ve ne kadar durduğu bilinmesi gerekmektedir. Bunun da en bilinen yöntemi lot/parti veya seri no takibidir.
Business Central gibi bu takibe imkan veren programların genelde çalışma prensibi şu şekildedir;
Gıda sektörünün lot/parti veya seri no takibi gibi diğer önemli konusu, kalite yönetimi konusudur. İnsan sağlığını direkt etkileyen bu yönetim olmadan işletilen bir gıda firması, kapanmaya kadar gidebilecek bir sorumluluk üstlenmektedir. Dolayısıyla kalite yönetim gıda sektöründe olmazsa olmazdır. B2F olarak Business Central üzerine yazdığımız kalite modülüyle, gerek hammadde girişlerinde gerek üretim aşamalarında gerek üretim çıkış ve sevkiyatta önceden belirlediğiniz parametrelere göre sistem kullanıcıları uyarabilir, işlemi engelleyebilir veya işlemi gerçekleştirmek için onay isteyebilir.
Gıda sektöründe en az kalite, lot/parti veya seri no takibi kadar önemli olan konu ise hijyendir. Özellikle üretim hatlarında bulunan makinelerin temizlenmesi, planlı veya plansız bakıma alınması gerekmektedir. Bu da üretim emirlerinin yeniden düzenlenmesine, termin tarihlerinin değişimine ve bakıma ait işçilik veya sarf malzemesi gibi masrafların ilgili makineleri defter değerini arttıracak şekilde muhasebeleşmesine olanak sağlayacak bir ERP ihtiyacı doğurmaktadır. Dolayısıyla ERP programı içerisine özel bir bakım ve varlık yönetimine sahip olması, tüm süreçlerin uçtan uca tümleşik yönetimine olanak sağlayacaktır.
Örnek vermek gerekirse B2F olarak Business Central üzerinde kurguladığımız Bakım ve Varlık yönetimi ile planlı veya plansız bakım iş emri oluşturabilir, iş emrindeki bakım süresine göre sistem ilgili makinelerin kapasitesini o tarih aralığında kapatır ve hali hazırda bakım yapılacak olan makineyi rotasında barından üretim emirlerinin tarihlerini otomatik olarak ileri atar. Ek olarak sabit kıymet olarak ilişkilendirdiğimiz makinelere ait bakım masraflarını, işçilik ve sarf malzemesi olarak ayırır, sabit kıymetin değerini arttırarak, bir sonraki ayrılacak amortisman tutarını ayarlar. Böylece hem muhasebesel hem de operasyonel ihtiyacı aynı anda çözebilir.
Gıda sektöründe takip edilebilirlik ve stoklama yöntemlerinin öneminden bahsetmiştik. Bu stok yönetimi ve takip edilebilirlik, prosedürü bol süreçler ortaya çıkarması kaçınılmazdır. Dolayısıyla kullanıcıların yanlış yapma olasılığı yüksek olduğu kadar kontrol aşamaları da zorludur. Depoda çalışan bir kişinin ürünün hangi rafta olması gerektiğini bilmesi ürün çeşitliliğini de düşünürsek çok zordur. Aynı zamanda son tüketim tarihi en yakın olan stoğu bulması ise neredeyse imkansızdır. Dolayısıyla hem bu kontrolleri ve işlemleri kolaylaştıracak hem de yanlış işlemleri engelleyecek el terminali uygulaması Gıda sektörü için önemlidir. ERP içerisinde yazılan stoklama ve kullanma kuralları, el terminaline olduğu gibi aktarılarak sistemin depo görevlisini yönlendirmesi gerekmektedir. Hammadde depodan üretim depoya aktarılması gereken stokun hangi lot/parti veya seri no’dan olması gerektiğini sistem son kullanma tarihlerine bakarak karar verip depo çalışanını yönlendirmesi gerekmektedir. Hatta yanlış lot/parti veya seri no seçilirse uyarması, işlemi yarıda kesmesi gerekmektedir. Yine aynı şekilde, uygun nem-sıcaklık veya raf özelliği denetimi sistem tarafından yapılıp, kullanıcının yanlış işlem yapmasını engellemelidir. B2F olarak geliştirdiğimiz El terminali uygulaması, Business Central içerisine yazılan kurallara birlikte çalıştığı için hem hız hem de doğru işlemin yapılması konusunda katkı sağlar aynı zamanda anlık olarak ERP ye veri attığı için operasyonun hangi aşamada olduğu ERP den just in time takip edilebilir.
Ek olarak üretim içeren gıda sektörü, diğer üretim sektörleri gibi işçilik ve genel üretim giderleri maliyetlerinin dağıtımı, ihtiyaç planlama, fiyatlama, teklif, sipariş ve faturalama gibi operasyonlara sahiptir. Üretilen mamulün maliyetinin yüzde kaçının işçilik yüzde kaçının genel üretim gideri ,yüzde kaçının hammadde maliyeti olduğunun raporlanması, bu maliyetlere göre sabit kar üzerinden fiyatların oluşturulması, müşterilerin segmente edilip, fiyat veya iskonto listelerinin belirlenmesi, bu fiyatlar üzerinden teklif veya sipariş oluşturulması, açık siparişlere ve depo miktarlarına bakarak ihtiyaç planlamanın çalışması, ihtiyaç planlamasına göre otomatik üretim emri veya satın alma siparişinin oluşturulup yürütülmesi ve bu sürecin faturalama ile sona ermesi gerekmektedir. B2F tecrübesi ve Microsoft Business Central altyapısı ile gıda sektörüne özel süreçlerinizi stoktan muhasebeye, kalite yönetiminden, bakım ve varlık yönetimine kadar kontrol edebilirsiniz.
Peki siz, sektöre özel uygulama çözümlerimiz ile dönüşümünüzü başlatmaya hazır mısınız?
