Medikal Sektörü özellikle Covid-19 başladığından beri üzerine düşünülen, devlet kontrolünün arttığı, insan sağlığını ilgilendirdiği için takip sistemlerinin gerektirdiği süreçleri içeren bir sektördür.
Öncelikle medikal sektörünün işleyişine bakmak gerekmekte. Medikal sektörüne ait bir mamul satışı genelde satış temsilcilerinin hastane ile görüşmelerinden veya hastanelerin ihale süreçlerinden başlar. Yapılan anlaşmalar da genelde senelik olmak ile beraber satılması kararlaştırılan ürünler de parça parça sevk edilmektedir. Dolayısıyla kazanılmış bir ihalenin sözleşmesine bağlı olarak doğru ürün doğru miktarla doğru fiyatla sene içerisinde faturalanmalı. Aynı şekilde sözleşmeye bağlı olarak yapılan satışlarda, kalan adet, gönderilen adet, bir sonraki gönderme periyodunun takibi gerekmektedir. İhalesiz satışlarda ise satış temsilcilerinin etkinliklerini yönetmek gerekmektedir. Bir teklif oluşturmadan önce “telefon etme-ziyaret-fırsat oluşturma-potansiyel satış rakamı belirleme-teklif” gibi süreçleri içermekle beraber bunların ERP sistemlerine girilerek takibinin yapılması hatta planlanması da gerekmektedir. Satış temsilcilerine bağlı olan hastanelerin ihtiyaçlarını belirlemek, ziyaret planlarını oluşturup tek elden yönetmek sürecin insicamı için çok önemlidir. Aynı ihale sürecinde olduğu gibi, kazanılan teklifin numarası, sipariş ve faturaya kadar taşınmalı ayrıca tanlaşmaya istinaden gönderilen ve kalan miktar takibi yapılması gerekmektedir.
İhale ve teklif sürecinden daha önemli olan süreç ise operasyon sürecidir. Burada en önemli iki konu, satın alma ve satış sırasında takibi yapılması gereken ürün seri numaralarıdır. İnsan sağlığı söz konusu olduğu için, her hangi bir problemde, hastaneye satılan bir ürünün ne zaman üretildiği , kimin ürettiği, hangi makineler tarafından üretildiği, üretimde kullanılan kanyaklar veya satınalındıysa ne zaman satın alındığı, kim tarafından kontrol edildiği, hangi tedarikçiden alındığı gibi bilgiler sadece seri no takibi yapılarak izlenmesi mümkün bilgilerdir. Dolayısıyla satınalmadan başlayan seri no kullanımı aynı şekilde üretimde tüketirken veya transfer ederken sev ederken Business Central/NAV gibi ERPlerin içerisinde bulunan seri no takibi mutlak kullanılması gereken fonksiyonlardır.
Aynı şekilde medikal sektöründe kullanılan konsinye kavramı, ERP lerin içerisinde kurgulanması gerekmektedir. Satış temsilcisine veya hastaneye verilen ürünlerin kullanıldığı zaman veya tüketildiği-satıldığı zaman bu işlemin ERP tarafından takibi gerekmektedir. Hangi hastanede hangi ürün satıldı, konsinye olarak kalan ürün adeti veya kullanılan-satılan ürünlerin faturalanması direkt finans ve nakit akışını etkileyen faktörlerdir. Burda Business central’ın her ortamda ulaşılabilir olması (mobil-tablet vs) önemli bir avantaj sağlamaktadır. Sahada yer alan satış temsilcileri, yapılan konsinye işlemlerini anında cep telefonu veya tablet üzerinden ERP’ye giriş yapabilir dolayısıyla eksik ve atlanmış işlerin azalmasında önemli rol oynayabildiği gibi süreçlerin hızlı oluşmasını sağlar.
İhale süreci ve teklif sürecinde bahsettiğim sözleşmeye bağlı parçalı sevkler içinse satış siparişi oluşturmak yetmeyecektir. Bu yüzden siparişten bir üst katmanda bulunan paket satış siparişi olarak Business Centralda yer alan yapı gibi bir fonksiyona ihtiyacımız vardır. Paket satış siparişine bağlı bir sözleşme ve periyodik olarak paket satış siparişini, satış siparişine çevirerek sözleşmelere uygun sevk ve faturalama işlemleri yapılmaktadır.
Son olarak da UTS sisteminden bahsetmek istiyorum. Ürün Takip Sistemi (ÜTS) Projesi: Ülkemizde üretilen veya ithal edilen tüm tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerin üretim bandından satılıp kullanıldığı yere kadar tekil ürün takibini sağlayabilmek, son kullanıcıya kadar ürünü izleyebilmek için geliştirilen bir projedir.
ÜTS sistemi ürün güvenliğinin takibi, kayıt dışılığın önlenmesi, doğru veriye dayalı denetim, şirketler ve devlet arası veri paylaşımı, ürünün hangi aşamada olduğunun bildirimi, tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerinin takip altına alınması, ürünlerin izlenmesi için altyapıların oluşturulması, hastaların ve halk sağlığının korunması, denetimlerin daha etkin bir şekilde yürütülmesine destek olmak, güvensiz ürünlerin piyasadan hızlıca kaldırılabilmesi amaçlanmaktadır. Tüm bu süreçlerin gerekliliği aslında ERP’nizde bulunması gereken verilerdir. Genellikle piyasada ÜTS takibi için ek programlar mevcuttur. Bunun lisanslaması ve proje eforunu da unutmamak lazım. Ancak B2F olarak geliştirdiğimiz ÜTS modülü ile beraber yapılan tüm işlemlerin tarihi, sağlık bakanlığı tarafından verilen ürün numarası, ürün seri nosu, tarihi, son tüketim tarihi gibi gereken tüm alanların web servis veya çeşitli data aktarım yöntemleri ile sağlık bankanlığı ile entegre olabilirsiniz.
Peki siz, sektöre özel uygulama çözümlerimiz ile dönüşümünüzü başlatmaya hazır mısınız?
