Şirketler ERP seçtikten sonra atacakları en önemli adım doğru bir iş ortağı seçmektir. Program fonksiyonalitesi kadar, projeyi yapacak olan iş ortağının tecrübesi, danışman kalitesi, süreç ve sektör birikimi, destek ekibinin esnekliği de önemlidir. Genelde şirketler, iş ortağı seçtikten ve proje canlıya geçtikten sonra “Katolik nikahı” kıyılıp, bundan sonra bozulmayacak bir evlilik hayal ederler.
Bu hissiyat proje motivasyonunu olumlu anlamda etkilediği gibi bazen de işinden çıkılmaz problem yumağına neden olabilir. Tıkanan süreçler, gecikmiş veya alınamayan destek, gelişen iş ihtiyaçlarına ayak uydurmakta zorlanan danışmanlar, teknolojiye ayak uyduramayan iş ortakları bu “katolik nikah” anolojisinin doğru bir bakış olmadığını ortaya koyabilir. Bu yüzden iş ortağı değiştirmek son derece normal ve iki taraf için de olumlu etkileri olan bir aksiyondur. Genelde iş ortağı değişimi tüm süreçlerin en baştan sıfırdan kurgulanması düşüncesini akla getirse de tecrübeli bir ekip ile doğru ihtiyaç fit-gap analizi aslında hali hazırdaki yapılan işleri çöpe atmadan projeyi rayına oturtmasına yardımcı olabilir.
ERP süreçlerinin en önemli adımları, iş süreçlerinin analizi ve sistem kurgusudur. Kurgulanan sistem sadece bugünü değil, gelecekteki değişikliklere de olanak sağlaması gerekmektedir. Proje yapılırken olası ihtiyaçları da ön görmek ve ona göre yazılım mimarisini oluşturmak gerekmektedir. Yanlış kurgunun üzerine yapılan geliştirmeler anı kurtarırken, ilerleyen zamanlarda içinden çıkılması zor süreçlere sebep olabilir. Sağlıklı ve gelecek ihtiyaçları göze alarak kurgulanmayan projeler, “farklı yaklaşım” sergilenmedikçe hem maliyet hem de proje motivasyonunu olumsuz etkileyeceğinden dolayı “zarardan kar etme” kararı kaçınılmaz olmalıdır. Bu zor süreçleri mevcut iş ortağıyla çözülmeyeceği fikri ortaya çıktığında ihtiyaç duyulan şey “farklı bir göz”, “farklı proje yaklaşımı”dır.
Şirketler değiştikçe ve geliştikçe yazılım ve destek ihtiyaçları da farklılaşabilir. Ayrı destek ekibi olmayan iş ortaklarının müşteri memnuniyetine sahip olması çok zordur. Aynı şekilde dokümante edilmeyen geliştirmeler, danışmana bağlı destek kavramını ortaya çıkartır ki bu da ERP’nin «kişiye bağımlılığı azaltma» hedefine ters bir durumdur. Ayrıca şirketler zamanla iş yapış modelleri veya kurguları değişebilir. Bu değişen kurguya ayak uydurma konusunda iş ortakları esnek olmak zorundadır. Gerek süreçlerin yeniden analizi, gerekse yapılan geliştirmelerin üzerinde doğru değişikliklerin yapılması, sektörel ve danışman yeteneğine ve ürün içerisindeki hazır çözümlere bağlıdır.
1-Danışman Kalitesi (Ürün Bilgisi)
Birçok ERP iş ortağının projelere yaklaşımı, mümkünse tek bir danışmanın tüm projenin danışmanlığını üstlenmesi, muhasebeden üretime, finanstan servise, CRM’den Depo yönetimine kadar bütün süreç analizlerini ve sistem kurulumunu yapmasıdır.
Bu yöntem İş ortağının maliyetlerini dramatik şekilde düşürmesine rağmen projenin başarıya ulaşma olasılığını da aynı derecede düşürmektedir. Business Central gibi bir ürünün tüm modüllerine ve modüllerdeki tüm fonksiyonlarına hakim olmak mümkün olmadığından dolayı, bu yaklaşım ile ilerleyen projelerde sorunların çıkması kaçınılmazdır.
Örnek vermek gerekirse,
Olması gereken ise Finans-muhasebe danışmanı, Üretim-Stok danışmanı, Satış-Satın alma danışmanı gibi departmanlara göre görevlendirilen danışmanlar, odak noktaları daraltıldığı için danışmanlık yaptığı modüllerin tüm fonksiyonlarına hakim olduğu gibi, başka projelerde yapılan geliştirmelere ve uyarlamalara da hakimdirler. Ortaya çıkan ihtiyaçların karşılanması noktasında gerek var olan fonksiyonlardan gerekse daha önceki geliştirmelerden yararlanma konusunda hızlı ve doğru hareket edebilirler.
2-Süreç-Sektör Bilgisi
Şirketlerin başlatacakları yeni bir projede, ihtiyaçlarının belirlenmesinden, uygun çözümün bulunup, uygulanmasına ve hatta sonuçlarının takip edilip, iyileştirilmesine kadar olan süreçlerinde alanında uzman bir danışmana olan gereksinimleri arttı. Verimli stratejiler oluşturma, planlama, zemin hazırlama, bütçe yönetimi, uygun çözümün bulunması, aksiyon planlarının oluşturulması ve faaliyetlerinin yürütülmesi için şirketler süreç bilen danışmanlar ile çalışmalıdır.
İş ortağı değişiminde süreç ve sektör bilgisine inanılan bir iş ortağıyla çalışıldığı zaman, ileride yapılacak olan ve aylar sürebilecek olan ERP implementasyonlarına doğrudan katılımı olamayacak olan üst ve orta yönetimin beklentilerinin önceden belirlenmesini ve teknik konular konuşulmadan beklentilerin ve ana hedeflerin belirlenmesini sağlayabilir. Böylece, sadece temel kullanıcıların beklentilerinden oluşan yüzeysel proje çıktıları yerine, süreçlerin iyileştirilmesi sağlıyor ve değer katan projeler üretilebilir.
Böylece iş ortağı değiştirerek
3-Proje Metodolojisi
ERP süreçlerinde seçilen programın özelliklerine göre bir standart bir proje yapılış şekli olması gerekmekte. Örnek vermek Dynamics ERP ürünleri için Microsoft sure step metodolojisi, projeyi başarıya ulaştıran en büyük etkenlerdendir. Sure-Step Metodolojisi, Microsoft Dynamics çözümlerini uygulamak için gerekli en iyi uygulama süreçlerini özetleyen kapsamlı bir müşteri katılımı metodolojisidir.
Dynamics çözümlerini uygulamak için gerekli standartlaştırılmış süreçleri ve disiplinleri tanımlayan uçtan uca bir müşteri yaşam döngüsüdür. Gerek sıfırdan kurguladığımız projelerde gerekse devraldığımız projelerde tanı-analiz-tasarım-geliştirme-dağıtım ve canlı geçişi aşamaları, projede hangi aşamada olduğumuzu gösterdiği gibi, canlıya geçen fonksiyon modül veya geliştirmelerde bir hata ile karşılaşma ihtimalimizi çok düşürmektedir.
4-Ek Uyarlamalar ve Modüller
ERP projelerinde, gerekli analiz yapıldıktan sonra ortaya çıkan geliştirme ihtiyaçlarının nasıl ele alındığı çok önemlidir. Bu noktada daha önce değindiğimiz danışmanın ürün ve süreç bilgisi kadar, daha önce aynı veya benzer sektörler için yapılan geliştirmeler de son derece önemlidir. Geliştirme ihtiyaçları eğer palyatif olarak çözümlenirse hem zaman hem maliyet hem de fonksiyonalite bakımından proje başarısını direkt olarak olumsuz etkilemektedir. Bu yüzden iş ortağı değiştirirken yeni iş ortağının yaptığı geliştirmeleri, sistem içerisinde bulunan modüler bir yapıya evirip evirmediklerine dikkat etmek gerekmektedir. Benzer ihtiyaçlar çıkan projelerde sıfırdan geliştirme yapmak yerine, var olan yapının üzerine küçük şirket uyarlamaları yapılmalıdır. Hali hazırdaki bir sorun, sadece yeni iş ortağının modüllerini kullanarak çözmek, ihtiyaç karşılama noktasında hızlı olduğu gibi daha az maliyetlidir.
5-Destek ve Yerinde Hizmet
Yerinde Hizmet
ERP projelerinin başarılı olması, projenin beklenen zamanda tamamlanması, yatırımın karşılığının verimli ve performanslı alınmasının temellerinden biri de tecrübeli bir proje ekibinin olmasıdır. Şirketlerin çoğunda gördüğümüz, bir ERP sistemi satın aldıktan sonra projede gecikmelerin olması, yeterli verimlilikle kullanılamaması, hızlı ve esnek çözümlerin hayata geçirilmemesi gibi problemler şirketlerin bu alandaki yatırımlarını boşa yapıp, yapmadıklarını sorgulatacak hatta bazen IT departmanlarının başarısına bile gölge bırakabilecek durumdadır.
ERP projelerinin yönetimi sürecinde, ERP sistemini satın alan ve satan şirket birlikte uyum içerisinde çalışmalıdır. Satın alan şirketin yeterli kaynağının bulunmaması, yetkin personelinin olmaması ya da yeni bir insan kaynağı tedarik edecekse de, yetkinliğinden emin olunamaması gibi durumlar, şirketlerin ERP yerinde personel temin etme ihtiyaçlarını doğurmaktadır. İş ortağı değiştirirken yerinde hizmet olanağının olması aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.
Destek
ERP çözümünüz, işinizin başarısı, şirketinizin verimliliği ve çalışanlarınızın iş performansı için çok önemlidir. Satın aldığınız ERP programınızın sorunsuz, hızlı ve en yüksek verimlilikte çalışmasını sağlamak için yüksek kaliteli bir destek anlaşmasına sahip olmak önemlidir. İş ortağı değiştirirken bakmamız gereken en önemli noktalardan biri de budur. Tercih anında destek tarafında bakılması gereken öncelikli konular, ayrı bir destek ekibinin olup olmadığı, ilgili danışman veya destek ekibine kolay ulaşım, iş yoğunluğu ve destek ekibinin şirket içi motivasyonudur (Destek sayısı-prim ücreti gibi)
Dolayısıyla iş ortağı değiştirirken yapılacak olan ERP bakım anlaşmaları, yatırımınızı optimize etmenize ve korumanıza yardımcı olur ve ERP çözümünüzü geliştirmek ve genişletmek için destek sağlar.
Özetlemek gerekirse satın aldığınız ERP sisteminiz ile ilgili aşağıdaki sorulara bir göz gezdirelim. Bu sorulardan herhangi birini kendimize soruyorsak, mevcut iş ortağınızdan tam verimi alamıyoruz demektir
B2F olarak ERP danışmanlığı tecrübemizi, ERP destek hizmetimiz ile aktarıyoruz. Mevcut ERP platformunuzu raporlanabilir bir sistem üzerinde, “Web Portal” mantığı ile tüm lokasyonlarınızda destekliyoruz.
Profesyonel ve hızlı destek ekibimiz ile uçtan uca destek hizmeti veriyoruz. B2F olarak, kurulduğumuz günden bu güne hayata geçirmiş olduğumuz sayısız projelerden edindiğimiz tecrübeyi, müşterilerimizin hali hazır Microsoft Dynamics platformlarındaki anlık problemleri giderme konusunda “Destek Hizmet Paketleri”miz ile müşterilerimize sunuyoruz.
Süreç danışmanlarımızla iş ortağı değişimi sırasında yapılması gereken analizleri hızla tamamlıyoruz, problemleri ve çözümlerini sunduktan sonra gereken geliştirmeler hızla devreye alabiliyoruz.
Modüler bazda uzman olan danışmanlarımızla birlikte, gerektiği taktirde sistemde bulunan sağlıksız verileri analiz ederek bazen sistem içerisinde bulunan fonksiyonlarla, bazen de önerecekleri cut-of yöntemleriyle projenizi tekrar ayağa kaldırabiliyoruz.
B2F ERP Destek platformu; müşterilerin, uygulama, ERP geliştirme ve sistem yönetimi konularındaki her türlü talebine dünya standartlarındaki hizmet kalitesi ile cevap veriyor.
Siz de Navision iş ortağınızdan memnun değilseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
