Proje yönetim ve taahhüt süreçleri tekliften, siparişe proje yönetiminden satın almaya ve faturalamaya uzanan bol revizyonların yapıldığı, projeye ait birçok masrafın yapıldığı, kaynak ve sarf malzemesi harcandığı, doğru bütçe takibi gereken işlemlerdir. En çok karşılaşılan sorunlar ise teklif çıktılarının birçok bilgiyi barındırması, değişen şartlara bağlı olarak teklifin güncellenmesi ve sürümlerinin saklanması, hangi teklifin hangi projeye ait olduğu, projeye ait yapılan işlemlerin takibi ve proje bütçesinin ne kadarının doldurulduğu, hani kaynakların kullanıldığının izlenmesidir. Bu gibi çetrefilli süreçleri Excel, Word gibi belgelerle klasörler içerisinden takip etmek neredeyse imkansızdır. Bu yüzden Business Central gibi proje yönetim modülü bulunan diğer modül fonksiyonaliteleriyle ilişkilendiren bir ERP kullanılması şarttır.
Projeler genelde müşteriye sunulan teklif ile başlar. Bu teklif aşamasında yapılan iş tanımlanabildiği gibi, sözleşmeye bağlanan vade-fiyat bilgileri gibi veriler de içerir. Müşteriye sunulan proje teklifi, revizyona uğrayabilir, yapılan iş, vade, fiyat değişebilir dolayısıyla da teklif tamamiyle baştan yaratılabilir. Bu gibi durumlarda her değişikliğin sistem içerisinde bir sürüm olarak tutulması gerekmektedir.
Teklif aşamasında proje içerisinde ayrılacak kaynaklardan, yapılacak işin türü ve açıklamasına, sarf edilecek malzemelerden harcanacak zamana kadar birçok bilgi barındırmaktadır. Müşterinin istediği şartlara göre de teklif içerisindeki bilgiler değişebileceği gibi teklif formatı da değişebilir. Sisteme girilen bazı bilgiler teklif çıktısında gösterilmeyebilir. Örnek vermek gerekirse teklif çalışmasında maliyeti görebilmek için girilen işçilik tutarı gibi bilgiler, teklif üzerinde gösterilmeyebilir veya sadece istenen detaylar teklif çıktısına getirilebilir. Bu gibi parametrik çalışan teklif çıktılarını sistemden alabilmek için Business Central/NAV/Navision gibi uygun bir ERP ye ihtiyaç vardır
Teklif kabul edildikten sonra artık sistem içerisinden proje yönetim aşamasına geçilmelidir. Bağımsız bir proje kartı, bu projeye ait proje adımları ve proje alt adımları genellikle Taahhüt işleri yapan firmaların gereksinimlerdir. Server satış ve kurulum hizmeti veren bir firmadan örnek vermek gerekirse proje adımları olarak aşağıdaki gibi bir kurgu yapılabilir.
-Saha ölçüm
-Kullanılacak malzeme çalışması
-Bütçelendirme
– Autocad Çalışması
– Teknik Çizim
-Sarf Malzemelerinin belirlenmesi
-Kaynakların belirlenmesi
-Masrafların belirlenmesi
-Server Taşınması
-Bağlantıların kurulması
-İç Test
-Müşteri Testi
Bu kurguya göre 5 proje adımına bağlı toplam 12 alt adım mevcuttur. Tüm bu alt alanlar için istendiği takdirde bütçe bağlanabilmeli, başlama ve bitiş tarihi verilebilmeli, kaynak ataması yapılmalı.
Proje adımları ve bütçeleri oluşturulduktan sonra ilgili proje adımlarına veya alt adımlarına yapılan işlemlerin tanımlanması gerekmektedir. İlgili adımda kaynak kullanımı varsa kaç saatlik bir hizmet verildiğinin girişi yapılabilmeli, kaynak kartındaki maliyet bilgisi de tanımlandıysa, ilgili adım için kaynak masrafı görülebilmeli, bütçelenen ile karşılaştırılabilmeli
Aynı şekilde ilgili proje adımı veya alt adımıyla ilgili bir stok satın alması mevcutsa, Satın alma faturası oluştururken satır bazlı proje adımlarıyla ilişkilendirilmeli. Böylece satın alma faturası muhasebeleştirdikten sonra otomatik olarak proje kartına ilgili maliyet yansımalıdır. Aynı yöntem ile dışardan alınan hizmetlerin faturaları satır bazlı proje adım veya alt adımlarıyla ilişkilendirilse, tüm proje için maliyetleri hesaplanabilir, bütçe ile karşılaştırıp proje durumunu incelenebilir olması gerekmektedir.
Ek olarak proje görev alacak proje yöneticisi proje kartına tanımlanabilmeli, atanan kaynakların takvim planlaması yapılabilmeli, rapor çekildiğinde ise hangi kaynağın hangi projede ne kadar görev aldığı görünebilmelidir.
Yapılan tüm bu işlemler için proje üstünden satış faturası kesimiyle proje tamamlanmalı, daha sonra ise proje karlılık raporları çekilebilmelidir.
Business Central Proje yönetim modülü ile tüm bu fonksiyonlardan yararlanabildiğiniz gibi, tümleşik bir ERP ile sadece proje yönetimi değil tüm süreçlerinizi düzgün şekilde yönetebilirsiniz.
Peki siz, sektöre özel uygulama çözümlerimiz ile dönüşümünüzü başlatmaya hazır mısınız?
