Filo Yönetimi

Araç Kiralama ve Leasing süreçleri hem operasyonel olarak hem de finansal olarak karışık ve meşakkatli süreçlerdir. Bu süreçleri doğru kurgulamak, kurgulara göre yapılacak işlemin sonunda kar-zarar mı edileceğini önceden bilmek, araç, plaka, proje, müşteri gibi verileri sistemlere aktarıp bunların arasındaki ilişkileri iyi anlamak, verilen kiralama hizmetine dair masrafları doğru öngörmek, gerçekleşen masrafların dağıtımını düzgün yapmak ve en önemlisi tüm bu değişkenlerin nakit akışınızı nasıl etkilediğini görmek uzmanlaşmış danışmanlar ve daha önce tecrübe edilip olgunlaştırılan sistemlere bağlıdır.

Filo yönetiminde, yapılan operasyonel ve finansal işlemlerin sistemlere doğru aktarımından daha önemlisi, müşteriyle yapılacak olan anlaşmanın getirisini veya götürüsünü önceden bilmektir. Birçok gider türüne sahip olan filo yönetimi süreçleri, teklif aşamasından itibaren değerlendirilip, yapılacak olan anlaşmanın şartlarını iyi belirlemek buna şartlara göre sözleşme teklifini oluşturup müşteriye sunduktan sonra faturalama işlemine geçmek gerekir. Yapılacak olan sözleşme içeriği ise, ERP’nizin oluşturduğu-hesapladığı değerler üzerinden olacağı için burada B2F Filo Yönetimi hem hız hem de doğruluk açısından size büyük katma değer sunacaktır.

Filo yönetimi genelde 10’larca müşteri ve 100’lerce araçtan oluştuğundan dolayı hem dikkat hem de iş gücü gerekmektedir. Müşteri portföyüne bağlı olarak ayda binlerce fatura kesilme ihtimali vardır. Bu faturaların tek tek sözleşmelere bakılarak oluşturulması, gelen gider veya masraf faturalarının doğru proje-plaka-müşteri ile eşleştirilip dağıtımının yapılması, operasyon sonunda ilgili satıştan yapılan kar ve zararı hesaplamak, bu hesaplamalara göre müşteriye verilen hizmetin değişmesi kararını vermek (Örnek: Eski kiralanan arabayı alıp, yeni araba kiralamak gibi), muhasebe departmanının tek başına altından kalkamayacağı bir iş haline gelir.

B2F olarak size sunduğumuz Filo Yönetim Modülü, operasyondan muhasebeye, raporlamadan müşteriye sunulan formlara kadar uçtan uca bir çözüm sunmaktadır.

B2F Filo yönetimi ile birlikte alabileceğiniz raporların ve yapabileceğiniz işlemlerin sadece bir kısmını aşağıda bulabilirsiniz.

  • Sözleşme Teklifi
  • Sözleşme Teklifi Analizi
  • Teklif Kar/Zarar Analiz Formu
  • Kiralama Sözleşmesi
  • Operasyonel Araç Kiralama Formu
  • Araç Giderleri
  • Proje Belgesi
  • Filo Proje Türleri
  • Kira Faturası Oluşturma
  • Plaka Listesi
  • Ceza Sorgulama
  • Banka Kredi Belgesi
  • Masraf Tahakkuku
  • Kur Farkı
  • Filo Sigorta Listesi
  • Kiralama
  • Asistan Araç
  • Proje Kar-Zarar Tablosu

Sözleşme Teklif

Sözleşme teklif aşaması aslında tüm sürecin başlangıç noktasıdır. Teklif detayları ve tanımlayacağınız bilgiler, satış sonunda oluşacak olan kar/zararı belirler. Sözleşme teklifiyle girebileceğiniz/görebileceğiniz bazı alanlar ve yapabileceğiniz işlemler;

  • Müşteri No-Belge No-Tarih gibi Standart Alanlar
  • Sözleşme Başlangıç-Bitiş Tarihleri
  • Sözleşme Notları
  • Gecikme Faiz oranı
  • KM Aşım Cezası
  • Kredi Dönem Sayısı
  • BSMV-KKDF Oranı
  • Kış Lastiği Detayı
  • Lastik Değişim KM
  • Toplam Kullanım KM
  • Teklife Dair Araçlar
  • Araç Alım Bedeli
  • Karşılama Oranı
  • Gidersin Karşılama Oranı
  • Hiyerarşili Onay Süreçleri
  • Sözleşme Bilgi Formları Upload Olanağı

Sözleşme Teklifi Analizi

Sözleşme teklifi oluşturulduktan sonra, sözleşmenin sonuna kadar dönemlik olarak masraf ve aylık kiralama tutarlarını sözleşme sonundaki satış tutarıyla birlikte inceleyebilirsiniz.

Sözleşme Teklif Analizinde ve Analiz Satırında aşağıdaki alanları bulabilirsiniz;

  • Döviz Cinsi
  • Kiralama Tutarı
  • Kiralama Tutarı KDV'si
  • Önerilen Kiralama Tutarı
  • İkinci El Satış Tutarı
  • Operasyonel Masraflar
  • Operasyonel Masrafların KDV'si
  • Operasyonel Giderler
  • Satın Alma Maliyeti
  • Kredi Giderleri
  • Kredi Tutarı
  • Toplam Gelir/Gider Oranları
  • Toplam Gelir/Operasyonel Gider Oranları
  • Satır Türü (İndirilecek KDV, Gider, Ödenecek KDV, Nakit Çıkış, Gelir, Döviz Cinsi)

Teklif Kar/Zarar Analiz Formu

Sözleşme teklif satırı detaylarından oluşan Özet Teklif Kar/Zarar Formu ile beraber satış yapmadan önce aşağıdaki bilgilere ulaşabilirsiniz.

  • Toplam Nakit Giriş ve Detayları
  • Toplam Nakit Çıkış ve Detayları
  • Gelir ve Detayları
  • Gider ve Detayları
  • Kredi Tutarları ve Detayları

Kiralama Sözleşmesi

Teklif üzerinden sözleşme çıktısı oluşturup, kiralanan araç bilgilerini sözleşme detaylarını cezai maddeleri ve sözleşmeye özel notları içeren sözleşme çıktısı alabilirsiniz.

Operasyonel Araç Kiralama Formu

Oluşturduğunuz teklif üzerinden kiralama formu çıktısı alabilirsiniz; kiralama çıktısı formu içeriğinde aşağıdaki alanlar oluşacaktır;

  • Kış Lastik Durumu ve Değişim Bilgileri
  • Faiz Oranı
  • Faizli Bakiye
  • Karşılama Oranı
  • Sözleşme No
  • Müşteri Ticari Bilgileri
  • Toplam Alım Bedeli
  • Gidersiz Karşılama Oranı
  • Aylık Karşılama Oranı
  • Kredi Gideri
  • Araç Bilgileri
  • Toplam Kira Bedeli
  • Sözleşme Süresi

Araç Giderleri

Sistem üzerinde Sigorta, MTV, Segmentlere göre bakım, Kasko gibi istediğiniz kadar araç gider türü oluşturup, bunlara dair ödeme periyodu belirleyebilir, ön tanımlı periyot (KM) veya ön tanımlı tutar girebilir, masraflarınızı otomatik olarak proje veya plaka bazlı dağıtımını gerçekleştirebilirsiniz.

Proje Belgesi

Sözleşme Teklifi üzerinden proje belgesi oluşturup, sözleşme üzerinde girilen bilgilerin, proje belgesine otomatik gelmesini sağlayabilirsiniz.

Filo Türleri

Sistem içerisinde dilediğiniz kadar filo türü oluşturup, farklı filo türlerine göre farklı amortisman gider hesapları tanımlayabilirsiniz.

Kira Faturası Oluşturma

Proje belgesi içerisine tanımladığınız başlangıç tarihi-saati, faturalama bitiş tarihi-saati bilgilerini ile kira faturasını dilerseniz manuel dilerseniz otomatik olarak oluşturabilirsiniz. Eğer sistem içinde size sağlayacağımız fonksiyonu kullanırsanız, 100 lerce faturayı kesmek için saatlerce emek harcamanıza gerek kalmaz.

Plaka Bilgi Sayfaları

Plaka bilgi sayfalarından ilgili plaka veya bağlı olduğu araca dair onlarca bilgi girebilir, ilgili plaka ile ilişkili şu andaki projeleri görebilir, edinme maliyetini, birikmiş amortisman tutarını, kira bedelini, kira başlangıç ve bitiş tarihlerini, varsa iliştirilmiş ek maliyetlerini, tahmini 2. El tutarını, muayene bitiş tarihlerini ve aşağıda bazılarını görebileceğiniz bilgileri görüntüleyebilir ve tanımlayabilirsiniz. Ayrıca plakanın hareketlerini, daha önce hangi projede, hangi kurum tarafından ne zaman kiralandığı ile ilgili geçmişi inceleyebilirsiniz.

Plaka oluşturduktan sonra dilerseniz plaka üzerinden sabit kıymete çevirme işlevini kullanabilir, servis bilgilerini tanımlayabilir, trafik cezalarını, trafik sigortalarını veya kasko poliçelerini plakayla eşleştirip sisteme atabilirsiniz.

Asistan Araç Tanımlama

Sistem üzerinde asistan araç ve tüm araç bilgilerini tanımlayabilir, bu asistan araçları projelere atayabilir ve geçmiş hareketlerini inceleyebilirsiniz.

Ceza Sorgulama

Sisteme plaka ile eşleştirip sisteme atacağınız trafik cezalarını veya kasko poliçesi, trafik sigortaları gibi belgeleri, internet sitenize veya portalınıza yapacağımız entegrasyon ile sorgulama yapabilirsiniz. İnternet sitenizden veya portalinizden plaka no yazarak ilgili plaka üzerinde hangi cezalar veya yükümlülükler olduğunu kolaylıkla görebilirsiniz.

Banka Kredi

Filo yönetiminin en önemli konularından biri kredi yönetimidir. B2F filo yönetimi ve banka kredileri modülü tümleşik çalıştığı gibi, masraf tahakkuk ve kur farkı işlemleri gibi kredi ile ilgili birçok işlev çalıştırıp, filo yönetimine özel birçok rapor alabilirsiniz.

  • Banka Kredi Masraf Tahakkuk
  • Banka Kredi Ödeme Günlüğü
  • Banka Kredi Döviz Kuru Ayarlama
  • Gelecek Yıl/Ay Kiralama
  • Banka Kredi Girişleri
  • Plaka Bazında Kredi Durumu
  • Plaka Bazında Kredi Durumu
  • Banka Kredi Belgesi
  • Kredi Durumu

Kredi Özet Raporu

Aldığınız kredinin özet raporunu alabilir, tahakkuktan gerçekleşmiş ve gerçekleşmemiş kur farkına, ana para toplamına kadar görebilirsiniz.

Gelecek Yıl/Ay Kiralama

Filo Sigortalama Listeleri

Filo sigortalarınız ile ilgili plaka bazında poliçe oluşturup, poliçe tutarını, başlangıç ve bitiş tarihlerini, sigorta türü kodu ve sigortacı adını, sigorta gün tutarını tanımlayabilirsiniz, aylık olarak ödeme tutarı takip edebilirsiniz. 

Proje Analiz Raporları

B2F Filo Yönetimiyle, proje sırasında veya sonunda ilgili satıştan kar/zarar durumunu belirlediğiniz kriterlere göre raporlayabilir, kriterleri değiştirip, sonraki satışlar için projeksiyon oluşturabilirsiniz.

Hesap Tablosu Proje Durum Raporu

Proje Kar/ Zarar Özet Raporu

Blog Yazılarımız

Merak ettiğiniz diğer içeriklerimiz için blog yazılarımıza göz atın.