Microsoft Dynamics 365 Business Central’daki envanter (stok) düzenleme özelliği, inanılmaz derecede fonksiyonel bir özelliktir. Envanter kalemleri olan ve stoklarını düzenlemesi gereken herhangi bir şirket için bu özellik vazgeçilmez olacaktır. Şu anda Business Central’da yapılabilecek iki tür düzenleme vardır.
Diyelim ki Business Central, elimizde 100 adet ürünümüz olduğunu düşünüyor, ancak gidip fiziksel olarak saydığımızda elimizde sadece 95 adet ürünümüz var. Bu durumda ne yaparız? 5 adet eksik ürünle ilgili bir düzeltme yapmamız gerekiyor. Bunu yapmanın en kolay yolu, Item Journal Sayfasına gidip bugünün tarihini eklemek, sisteme negatif bir düzeltme yapmak istediğimizi söylemek, ürün numaramızı ve adedimizi seçerek yayınla butonuna basmaktır.
Eğer gelişmiş depo yönetimi kullanıyorsak, Warehouse Item Journal kullanmamız gerekir. Warehouse Item Journal kullanma adımları, Item Journal sayfasında kullanılan adımlarla hemen hemen aynıdır. Aradaki fark, Warehouse Item Journal’da mevcut olan miktarları azaltmamız ve daha sonra envanterin değerini ve mali miktarını ayarlamak için bu ayarlamaları yaptığımız Item Journal’da çalıştırılması gereken ikinci bir adım gerekmesidir. Gelişmiş Depo Yönetimindeki bu ekstra adım, depolama personelimizin mali tablolarımızı doğrudan etkileyemeyeceğinden emin olmak için oluşturulmuştur.
Ya da Business Central’da 100 adet ürünümüz gözüküyor, ancak gidip fiziksel olarak saydığımızda elimizde 105 adet ürünümüz var. Bu durumda ne yaparız? Bu defa 5 adet fazla ürünle ilgili bir düzeltme yapmamız gerekiyor. Bunu yapmanın en kolay yolu, Item Journal Sayfasına gidip bugünün tarihini eklemek, sisteme pozitif bir düzeltme yapmak istediğimizi söylemek, ürün numaramızı ve adedimizi seçerek yayınla butonuna basmaktır.
Item Journal’da Birim Maliyet alanı vardır ve +5 ürün eklediğinizde, sistem Birim Maliyeti ürün için geçerli ortalama maliyetinizle doldurur. Birim Maliyet alanı ile ilgili olarak müşterilerimize verdiğimiz tavsiye, genellikle bu alanı gizlemek, yok saymak veya kullanıcının değiştiremeyeceği bir yere ayarlamaktır. Aksi takdirde kullanıcı bu alana istediğini yazabilir. Örneğin, bu alana 1.000.000 yazarsa, artık 1.000.000 Türk Lirası tutarında başka bir envanteriniz olur.
Negatif düzeltmelerde Business Central, İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) kuralını uygular. Bu, sistemin en eski envanter katmanını alacağı, bu negatif ayarlamayı bu en eski envanter katmanına uygulayacağı ve bunu azaltacağı anlamına gelir. Parti takibi yapmadığınız sürece, bu durumda sistem o belirli partinin miktarını azaltacaktır. Dolayısıyla, kullanıcı birim maliyet alanına 1.000.000 yazarsa, Maliyeti Ayarlama işlemi bunu geçersiz kılar ve maliyet katmanlarınıza göre düzeltir.
Business Central içinde pek bilinmeyen bir özelliktir. Envanterinizi 5 ürün eklemek için düzelttiğinizi ve şimdi elinizde 105 adet ürününüz olduğunu varsayalım, ancak bunlar sistemde parça başına gerçek fiyat olan 500 TL yerine parça başına 100 TL olarak yer alıyor. Ne yaparız? Muhtemelen 105’lik bir ürün çıkarma işlemi yapabilir ve ardından doğru maliyetle 105 adet ürün ekleyebilirsiniz. Ancak, bu önerilen yaklaşım değildir.
Business Central’daki Revaluation Journal sayfası, bu değişikliği yapmanız için size iki seçenek sunar. İlk seçenek, sisteme bu ürün için mevcut olan tüm envanterinizi almasını ve yeniden değerlendirmek istediğinizi söylemenizi sağlar. Yani, 105 adet ürününüz varsa, 100 TL değerindeki 105 ürünü çekin ve Revalued Cost alanına 500 TL girin. Bu, herhangi bir Kalem Defteri girişi oluşturmaz, ancak değere 400 TL daha eklemek için mevcut Kalem Defteri girişinin altında Değer Girişi (Value Entries) denilen şeyi oluşturur. Bu, Kalem Defteri girişlerinizi temiz tutar ve şimdi, asıl olarak 100 TL olduğunu gösteren temel Değer Girişlerinde bu geçmişe sahipsiniz, bu tarihte 400 TL eklemek için bir Revaluation Journal yapmış olursunuz.
Revaluation Journal ‘ın kullanımı, mallarla uğraşan kuruluşlarda çok yaygındır, çünkü eldeki malların değerinin değişmesi yaygındır.
Envanter maliyet katmanlarınızın çoğu doğru olabilir, ancak yanlış olan bir maliyet katmanı varsa Revaluation Journal’a gidebilir, madde numaranızı girebilir ve ardından, güncellemek istediğiniz mevcut bir maliyet katmanını seçmek için Applies To butonunu kullanabilirsiniz. Business Central daha sonra yalnızca o katmanın maliyetini güncelleyecektir. Ürünleri müşteriye zaten sattıysanız ve gönderip faturalandırdıysanız ne olur? Bunu yine de yapabilirsiniz, çünkü düzeltmeyi gönderdikten sonra Maliyeti Ayarlama süreci çalışacak ve kalemleri zaten sattığınızı görecek ve maliyetinizi söz konusu satış faturasıyla ilişkili satılan mallara göre ayarlayacaktır.
“B2F’in geliştirdiği Business Central Ambar Yönetimi ve Dynamics NAV Ambar Yönetimi modülleri ile işlerinizi kolaylaştırın.”
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.
