Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), günümüzde endüstri işletmelerinin rekabet edebilirliğinde ve kurumsal yönetimde fazlasıyla önem kazanmaktadır. ERP yazılımları son yıllarda dünya çapında yaygın olarak kullanılan ve çok önem kazanan üst düzey bilişim sistemleridir. Stratejik bir araç olan ERP yazılımları kurumlar için hayati öneme sahiptir. Kurumların ana omurgası gibi de düşünülebilir. ERP genel olarak, kurumlarda süregelen tüm bilgi akışının bütünleşmesini sağlamak amacı güden ticari yazılım paketleri olarak tanımlanabilir.
ERP yazılımının seçimi işletmenin mevcut insan kaynağı ve bilgi kaynakları ile uyumu açısından çok önemlidir. Yazılım seçim süreci bazı adımlarla sonuca ulaşır.
Bu adımda ilk iş firmanın gerçekten ne istediğini bilen departman yöneticilerinin bir araya geldiği bir seçim komitesini oluşturmak olmalıdır. Firmanın bu komiteyi oluşturamaması durumunda başka bir çözüm yolu olarak, bu konuda uzman danışman kuruluşlara başvurması düşünülebilir. B2F’in ERP Danışmanlığı hizmetinden de yararlanılabilir. Firmanın gereksinimleri nelerdir, bu gereksinimin karşılanması için en iyi yazılım hangisidir gibi son derece önemli ve kritik sorulara cevapların bulunması kurulacak bu ekip tarafından gerçekleşecektir.
İşletmenin gereksinim analizi demek ERP yazılım seçim kriterleri demektir. Bu adımda önemli olan firmanın kendi yapısını bilmesidir. Öncelikle firmanın mevcut iş ve bilişim alt yapısı, bütün birimlerin görevleri, ihtiyaçları ve eksiklikleri açıklıkla belirlenmeli ve bir model oluşturulmalıdır. Sonra var olan durumla neler yapılması gerektiğini içeren hedefler belirlenmelidir.
Firmaya kurulan seçim komitesi tarafından yapılan incelemeler ve tedarikçi firmalardan alınan bilgiler ile oluşturulan listedir. Firmanın gereksinim analizi yapıldıktan sonra, yeni sistemde görmek istediği ve hedeflediği alanları belirten sistematik bir listedir. Seçilecek yazılımın karşılaması gereken, seçim kriterleri olarak tanımlanabilir.
Bu adım bir anlamda bir davet niteliğindedir. Yapılan ön çalışmalar sonucunda yakından incelenmesine karar verilen yazılım tedarikçilerine davettir.
Tedarikçi firmalar, kendilerine bildirilen talep listelerini nasıl karşılayacaklarını gösteren bir demo yapmak amacıyla firmaya davet edilirler. Bu adımda seçici kurul daha yakından farklı yazılımların yapabilirliklerini, yeteneklerini ve yeterliliklerini göreceklerdir.
Bu adımda firmanın kendisi gibi benzer aşamalardan geçen diğer firmaların yaşadıklarını, deneme ve tecrübelerini ilk elden ve daha yakından görmeleri ve değerlendirmeleri açısından önemlidir. Çalışan bir yazılım uygulamasıyla karşılaşmak ve değerlendirmek bakımından kurulan seçim kuruluna çok yararlı ve geri besleme sağlayacak adımdır.
Bu adım birçok etkenin dikkate alınması açısından önemlidir. Bu etkenler:
-Tedarikçilerin finansal durağanlığı,
-Sektöre uygunluğu,
-Teknolojik yenilikleri ne ölçüde takip ettiği,
-Destek gücünün ne ölçüde olduğu,
-Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) güvenilirliği
-Piyasadaki tanınmışlık düzeyidir.
Görüldüğü üzere seçim kriterleri arttıkça, seçim işlemi de zorlaşacaktır. Bu konuda ERP yazılım paketinde aranan özelliklerde öncelikler belirlenecektir. Diğer seçeneklerde bulunan yazılımların bu özelliklere göre puanlaması yapılabilir. Doğal olarak yazılım maliyetleri de dikkate alınarak her bir paketin ağırlıklı toplam puanına göre bir model oluşturulabilir.
Daha da etkin karar verilmesine yardımcı olabilecek bir başka yaklaşım olarak, karar destek sistemlerinde bir araç olarak kullanılan, uzman sistemlerden ve danışmanlardan yararlanılmalıdır. B2F ERP Destek sayesinde ERP çözümünüzü geliştirmek ve genişletmek için desteğe sahip olursunuz.
ERP sisteminin seçimi oldukça önemli ve hatta firma açısından hayati bir durumdur, hatalar yapılabilir. ERP sisteminin pahalı olması, uygulamaya konulması zaman alması nedeniyle hatalı seçimin yapılması maliyeti de yükseltmektedir. Seçim kurulunda bulunanların yeterli birikime sahip olmaması, seçimin uzamasına ve hatalı kararların alınmasına yol açabilir. Seçim sürecinde firmanın gerçek ihtiyaçlarının analiz edilmesi ve firmanın ne istediğini bilen durumda olması uygulama açısından önemli zaman kazancı sağlayabilir. ERP uygulamalarında başarının en önemli etkenlerinden biri proje yönetimi ve proje ekibidir. Projenin yapılanması, işin yapılış şeklini ve ilerlemedeki hızı da etkiler. Unutulmaması gereken konu; ERP sadece bilgi işlem biriminin değil, tüm firmanın projesidir. Dolayısıyla proje sorumluluğu da tüm ilgili birimlerin sorumluluğudur.
Siz de bir ERP çözümü arayışı içerisindeyseniz, Microsoft Gold Partneri olarak Microsoft Dynamics 365 Business Central için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
